О конференциях, платных и бесплатных

Прочитал на DOU занятный, хотя и сильно бессвязный текст о конференциях. Стоит прочесть также комментарии — что интересно, каждый второй начинает комментарий со слов «Я, как организатор нескольких конференций и кучи семинаров…», что, разумеется, совершенно ничего не доказывает, кроме признания, что автор комментария тоже совершил массу ошибок в своей деятельности.

Ну, тогда и мне можно — поскольку я некоторое количество конференций и семинаров в своей жизни провел, как платных, так и бесплатных, а кроме этого довольно часто был участником и докладчиком других конференций, как в СНГ, так и в Европе и даже США. 

Любая конференция состоит из двух частей — содержания и экономики. Они крайне редко серьезно влияют друг на друга — ну, исключая случаи, когда вы хотите провести конференцию с участием Эрика Шмидта и Шона Паркера, а денег у вас только на актовый зал в местном пединституте. Но, я надеюсь, что мы не обсуждаем клинические случаи, хотя они встречаются довольно часто. 

Часть под названием «Содержание» формулируется довольно просто — «сформировать такую программу мероприятия, чтобы обеспечить вовлечение подавляющего большинство его участников». Кто-то унесет новые знания, кто-то продуктивно пообщается на рабочие темы, кто-то хорошо зарекомендует свой продукт или подаст себя как эксперта — это вовлечение относится ко всем, включая докладчиков, и потому не включает лишь заботу об интересных докладчиках или докладах. Докладчикам тоже должно быть интересно, редко кого вдохновляет мысль о том, что он своим докладом поставит галочку в определенном плане и тем польза от его усилий будет исчерпана. 

Обеспечить такое сложно. Но, кажется, мы нашли способ так сделать. Прежде всего, у мероприятия должен быть формат. Намекаю — формат «два-три доклада якобы по 20 минут, в среднем выливающиеся в занудство на вдвое большее время» лучше не выбирать. Он самый легкий, но неблагодарный. В смысле, вы угрохаете массу усилий, но никто вас за такой результ не поблагодарит.

Во-вторых, у конференции должны быть темы. «Интернет-маркетинг» или «Стартапы» темой не являются, если только они не разложены в большую программу мероприятия — тогда требование четкости темы переносится на каждую секцию. 

В-третьих, определив темы, можно перейти к подбору докладчиков. Вот тут варианты решения задачи начинают расходиться. Мы для летней конференции в Одессе подбираем докладчиков с двух точек зрения — во-первых, нам нужны звезды, точнее, высококлассные докладчики, которые интересны аудитории. Мы при этом исходим из того, что они очень разноплановые и могут рассказать что-то интересное аудитории, даже, если это немного не их тема. Мне очень жаль, что в прошлом году не смог приехать Гриша Бакунов — у него был заготовлен шикарный доклад про сплит-тестинг и машинное обучение в маркетинге. Правда, нам удалось пригласить Игоря Ашманова, который никогда раньше вроде бы не выступал на маркетинговые темы, связанные с big data. 

С другой стороны, нам нужны в качестве докладчиков люди, непосредственно связанные с обсуждаемой темой, которые расскажут нам конкретные примеры, то, что маркетологи называют словом «кейсы». Те, кого мы приглашали, знают, что мы жестко отбираем докладчиков, явно описывая то, что мы ждем от них. 

Неотъемлемая часть конференции — это ее ведение. Роль ведущего не должна ограничиваться передачей микрофона желающим задать вопрос и объявлению следующего докладчика. Иначе событие развалится и оживлять его будут только очень хорошие докладчики, которых все равно не будет достаточно.

Содержание конференции не ограничивается только докладами и вопросами после них. Многие вообще на них ходят только ради общения с коллегами, так что обязательно надо подумать, как его стимулировать. 

Часть под названием «экономика» формулируется тоже просто — «Покрыть все расходы на проведение конференции, сделав его достаточно доступным для целевой аудитории и сохранив его интересность». Это искусство компромиссов — с одной стороны, на совершенно бесплатное мероприятие придет много людей, но это будет в большой степени случайная аудитория, которая гарантированно задаст неинтересные вопросы докладчикам, будет ходить между залами, — в общем, снизит качество конференции. С другой стороны, введение оплаты отсечет какое-то количество целевой аудитории, да и просто продавать билеты на конференцию — это какие-то бизнес-процессы, которые надо наладить. 

Самая большая ошибка, которую обычно делают местные организаторы — пытаться окупить конференцию проданными билетами. Семинар так окупить можно и даже нужно — люди с удовольствием платят солидные деньги за качественные знания, которые они получают. Сколько-нибудь массовую конференцию — нельзя. Экономика и характер cashflow конференции таковы, что, во-первых, денег на конференцию надо много, а, во-вторых, они, как правило, нужны задолго до конференции. Зал оплачивают заранее, сувенирку делают загодя, изготовление сценического оборудования требует времени и предоплаты — короче, любой конференции нужны спонсоры. Их наличие позволяет гибко отрегулировать цену для участников, делать всё не в последний момент, но несет другую опасность — возможное давление на содержание мероприятия. Это ещё одно поле для компромиссов — нельзя позволять спонсору даже пытаться выставить требование не ругать его продукты, например. Я бы даже рекомендовал не пускать спонсора со своими докладами только потому, что он спонсор. Эти доклады должны быть отобраны так же жестко, как и сторонние. Но при этом спонсор платит деньги и должен получить за эти деньги адекватный результат. Это возможно. В свое время у меня ушло немалое количество усилий на то, чтобы убедить своих коллег в Яндексе, что доклады с прямой рекламой сервисов Яндекса неприемлемы даже на собственной конференции Яндекса, хотя это и выглядело совсем уж перебором. Но мы рассчитывали на другой эффект и вполне им довольны. 

Еще одна ошибка, которую делают, даже привлекая спонсоров — пытаться окупить конференцию одним-двумя-тремя спонсорами. Достаточно отказаться одному из них — и мероприятие оказывается под угрозой. Большая конференция на 400-500 человек должна иметь в качестве спонсоров не меньше десятка компаний разной величины, и потеря одного или нескольких не должна угрожать проведению мероприятия. Случаи бывают разные и часто спонсоры отваливаются по вполне понятным причинам. Например, компания обещала поддержать мероприятие за год до него в расчете на выход нового продукта, продукт не выходит, смысла в поддержке нет — зачем ей выбрасывать кучу денег? О да, вы можете поругаться и даже будете правы, но лучше предусмотреть разные случаи и все же провести конференцию.

Есть еще одно соображение, почему спонсоров должно быть много. Когда к нам приходят организаторы мероприятия с предложением партнерства, которое в их понимании выглядит как «покройте нам полную стоимость конференции и помогите привести аудиторию», то сразу возникает вопрос — а зачем нам эти организаторы? Разговаривая со спонсорами, надо дать им эффект большой конференции за деньги, в разы меньшие ее полного бюджета, иначе спонсору просто экономически выгоднее становится проведение собственной конференции.

Кажется, получилось странно — хотел покритиковать дискуссию разработчиков, а в итоге рассказал про что-то другое. Надеюсь, что получилось.

Отправить ответ

6 Комментарий на "О конференциях, платных и бесплатных"

Notify of
Sort by:   newest | oldest | most voted
dennydo
Гость

тоже хотел написать на эту тему. но надо тогда писать диссертацию.

Хотел дополнить тебя немного — конференции надо делать регулярными. Ибо первая конференция в большинстве случаев с дефицитом бюджета. Ну и спонсоров лучше искать так «чуваки, помните прошлый год? в этом будет круче — дайте денег!»

dennydo
Гость

Ну и еще 🙂 насчет спонсоров и докладов. Знаю я одну большую компанию, которая спонсирует конференции, только если там есть ее докладчики 🙂

Иван
Гость

А вы сами принимаете участие как докладчик в небольших мероприятиях? Что надо чтобы пригласить вас?

wpDiscuz