Хорошо ли быстро отвечать на письма?

Если вам вопрос, вынесенный в заголовок, кажется риторическим, то я сейчас поясню, о чем я.

Недавно в очередной раз в разговоре всплыла тема использования мессенджеров в противовес электронной почте и я в очередной раз признался в сильной нелюбви к мессенджерам, которые требуют синхронного общения. То есть, если вам написали в мессенджер, то ждут ответа здесь и сейчас, тем более, что в большинстве мессенджеров видно, что вы сообщение получили и прочли. Более того, сами мессенджеры не дают никаких возможностей по хоть каким-то отложенным действиям — если вы прочли сообщение, но не готовы отвечать на него прямо сейчас, это ваша проблема, как вы запомните, что на него надо ответить, а если вы как-то оставите его непрочтенным для этой цели, то оно все равно уйдет вниз и про него надо будет помнить.

Электронная почта, конечно, всех этих недостатков лишена и позволяет общаться совершенно асинхронно — входящие письма воспринимаются как заявки на ваше внимание, а дальше вы вольны работать с ними, как хотите. Но все равно почему-то особой доблестью считается ответить на входящее письмо как можно быстрее.

Собственно, по моей интонации можно догадаться, что я так не считаю. Я вообще на письма отвечаю тогда, когда мне есть что написать в ответ и всё время задаюсь вопросом — если письмо предполагает от меня какое-то действие, а я его еще не сделал по самым разным причинам, насколько вежливо будет промолчать с ответом до того момента, когда я это действие совершу?

Но вот прямо в процессе разговора о скорости ответов и синхронности общения мне стало понятно, что мне всё время не нравилось в картине мира, где все отвечают на письма быстро. Дело в том, что я легко представляю себе таких людей и даже знаю реальные примеры. И они действительно отвечают на письма быстро.

Но, во-первых, не на все письма можно ответить быстро. Мне приходилось отправлять довольно длинные письма или короткие, но тоже посвященные большому и серьезному вопросу и от такого человека в среднем быстро прилетает ответ вида «я хз чо с этим можно сделать», что, конечно, ответом служить не может. Но у человека галочка в голове поставлена — он-де ответил.

Во-вторых, насколько я понимаю такой стиль работы, человек плывет в потоке. В него сыпется постоянный поток сообщений и он на них постоянно отвечает. Потом он прерывается на важную встречу, за это время ему что-то еще насыпят во все каналы коммуникации и он нырнет обратно в поток. Ну, а человеческую природу изменить нельзя и, если он постоянно работает с такими короткими прерываниями, то каковы шансы, что он при этом делает что-то крупное, требующее длинных промежутков времени? И так на самом деле и получается — если ответ требует времени или если ответ требуется не прямо сейчас, а к определенному сроку, то именно от такого человека вы его будете получать неизвестное количество времени. Договоренности работают плохо, поскольку каждое новое входящее сообщение меняет человеку картину мира и сдвигает приоритеты, а в некоторых случаях именно это фактическое отсутствие средне- и долгосрочного планирования человек считает своим преимуществом. Только называет это гибкостью и способностью реагировать на изменения. А насыщенность рабочего дня прерываниями почему-то выставляет как свидетельство своей востребованности и крутизны.

Иногда встречается утверждение, что, конечно, плыть в потоке не надо, но, мол, если письмо для ответа требует пару минут, то надо ответить сразу, не откладывая. Это лукавство — ведь для того, чтобы определить, что письмо или сообщение позволяет обойтись парой минут для ответа, надо на него отвлечься, прочесть — то есть опять-таки плыть в потоке и отвлекаться на всё подряд. Этот совет хорош только, если сочетается с рекомендацией выключать проверку почты, точнее, включать её только в определенное время определенное количество раз в течение рабочего дня.

Я почему так уверенно про это пишу — потому что не раз сам на себе проверял. Открывал все мессенджеры, реагировал на все сообщения, отвечал на письма за 5 минут и так далее. Результатом становилось одно из двух — либо через какое-то время мне попадалось сообщение, требующее немедленной, но долгой реакции, и я выпадал из потока, либо в конце рабочего дня или даже нескольких таких дней я обнаруживал, что «насыщенные» рабочие дни не давали никакого ощутимого результата. И предпочитаю так больше не делать.

Что и вам советую.

3
Прокомментировать:

avatar
1 Comment threads
2 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
2 Comment authors
reyGray Recent comment authors
  Subscribe  
новые выше старые выше популярные
Сообщать
rey
Гость
rey

Из состояния потока легко выводят и звонки, и коллеги по офису, и незапланированные совещания. Контролировать эти факторы сложнее, чем почту и мессенджеры.

Хорошо, когда в мессенджере можно выборочно или полностью отключить уведомления о новых сообщениях, настроить вид самих уведомлений и убрать информацию о времени последнего появления онлайн. Телеграм в этом плане смотрится выигрышнее Вайбера и Скайпа.

А мессенджеры постепенно проникают и в почту. Все чаще приходят бесполезные письма типа «Спасибо», «ОК, понял», «Посмотрим».

Gray
Гость

Я как раз и хотел сказать, что быстрые ответы на почту делают её таким же синхронным общением, что плохо.
С другой стороны — а как ответить человеку, что письмо получено и принято к сведению?

rey
Гость
rey

Хм, запрос о прочтении или трекинг работает далеко не всегда, а превращать письма в простыню чата тоже неэффективно.

Если что-то действительно важное и нам необходима обратная связь, то в письме должен быть вопрос, чтобы потом не гадать, дошло ли сообщение до адресата. Ну и остаются про запас звонок, задание в таск-менеджере или личное сообщение.

Если дать письму настояться пару-тройку дней во Входящих, часто оказывается, что проблема утратила свою актуальность к тому времени 🙂