Никогда не рано уволить сотрудника

Если вам кажется, что заголовок провокационный и намеренно абсурдный, то вот вам тоже самое высказывание по смыслу, но в более мягкой форме:

Можно опоздать уволить сотрудника, а обратное почти невозможно…

В действительно логика довольно проста — если вам даже в голову не приходит мысль об увольнении конкретного человека, то всё в порядке. А если вдруг приходит, значит, где-то что-то заставило задуматься. И поверьте, историй, в ходе которых произносится фраза «Мы еще тогда подумали и, как выяснилось, это было неспроста» гораздо больше, чем «Мы подумали, но решили не торопиться и оказались правы».

Кстати, это же справедливо не только для работодателей, но и для сотрудников. Правда, выглядит еще непривычнее:

Никогда не рано уволиться, но можно опоздать это сделать.

Так что, если вдруг пришла в голову мысль об увольнении, позаботьтесь о подробном обосновании самому себе, почему вы этого не делаете прямо сейчас.

Не оскорбляйте извинениями

Я помню, что уже писал в этом блоге на эту тему, но это было восемь лет назад, аудитория изменилась, а вот люди нет. Я регулярно продолжаю видеть и слышать, как люди извиняются и, вероятно, чтобы сгладить свои неприятные ощущения, объясняют, почему они сделали так, как явно делать плохо. И мне крайне редко приходится слышать действительно разумные объяснения.

Вот, например, человек пропадает из переписки на пару недель и не реагирует на напоминания (хотя я человек вежливый и не пишу каждый день). А потом вдруг объявляется с объяснением «Извини, только что нашел твоё письмо в спаме, обязательно скоро отвечу». Честно говоря, я перестал ему писать после такого объяснения, поскольку это выглядит даже оскорбительно — переписываемся мы не первый месяц, даже встречались вживую, я точно знаю, что Gmail не положит в спам письмо в середине нормальной переписки, но самое главное — я писал письмо с включенным трекингом и прекрасно видел, что он это письмо открывал и сразу после получения, и потом раз пять и только через две недели почему-то написал. 

Или, например, человек несколько месяцев переписывается, получает и читает письма, отвечает на них и вдруг на конкретное письмо замолкает на неделю и потом сообщает, что давно эту почту не читает. И снова удивляюсь — ну, ладно, если бы это я нашёл в закромах интернета старый контакт и написал, так ведь и этому «давно» пара недель, и писал изначально не я. 

Я при этом даже не испытываю особых эмоций, читая подобные объяснения. Отталкиваясь от старого высказывания, что правда — это не то, что сообщил человек, а то, что он сказал это конкретному человеку в определенных обстоятельствах, я воспринимаю это как информацию о людях, их уровне и возможностях. Причем информация полезна в любом случае — и если они сознательно считают, что остальные идиоты и им сойдет любое объяснение, и если они сознательно считают своё объяснение нормальным и обоснованным.

Короче, вот поэтому я повторяю свой старый совет — извинитесь и не объясняйте. Несколько раз извинитесь, но объяснять ничего не надо. Вероятность того, что другая сторона воспримет ваше объяснение обоснованным, невелика. Напротив, нежелание тратить время на оправдания может благоприятно повлиять на мнение о вас.

Как не надо приглашать на конференцию

Меня регулярно приглашают на различные конференции. В последнее время особенно — интерес ко мне наложился на общий рост количества мероприятий. Это чем-то напоминает ситуацию трех-четырехлетней давности, когда конференции «про интернет» стали привлекать широкий интерес и привлекли так же массу народа, которые сочли их легким способом заработка. Так же, как и тогда, регулярно приходят предложения выступить и довольно часто смотреть на эти приглашения довольно печально.

Во-первых, регулярно организаторам конференций свойственно ощущение собственной исключительности. Ну вот читаешь письмо и чувствуешь, что ничего подобного никто еще не проводил — ух ты, целая конференция, посвященная интернету, да еще и ориентированная на представителей малого и среднего бизнеса! Да не может быть — мероприятие, посвященное стартапам, где можно увидеть питчи новых проектов! Вау, практический семинар, посвященный интернет-рекламе!

Ребята, в 2014-м году все эти события не являются ничем исключительным. Их, конечно, нужно проводить и проводить много, но одного факта проведения мероприятия недостаточно для привлечения внимания к нему. Мероприятий много, точнее, много попыток их проводить, поэтому надо работать над содержанием мероприятия.

Во-вторых, крайне редко пришедшее приглашение содержит достаточно информации, чтобы сразу с ним определиться. Некоторые даже не указывают место и время проведения, им-де надо определиться с датой. Ну ОК, определяйтесь, а как вы представляете себе, что я соглашусь на участие, даже не зная, насколько оно помещается в мой календарь?

Некоторые сообщают часть деталей, но умалчивают об остальных — например, о планируемом количестве участников или о том, кто будут эти участники. Должен сказать, что несколько неприятно согласиться приехать и увидеть в зале откровенно мало людей или разноплановую аудиторию, в которой не все понимают, о чем вообще говорит докладчик. Учитывая, что о гонорарах организаторы мероприятий даже не заикаются, единственный смысл в выступлении для докладчика — это общение с нужной/интересной ему аудиторией и именно этого докладчики ждут от организаторов. Сообщайте эти детали докладчику. И, если вы чувствуете, что своей информацией вы ему мероприятие не продадите — это лучше понять до того, как докладчик приехал и разочаровался.

В-третьих, и эта черта раздражает сильнее всего. Что вы хотите от докладчика? О чем он должен рассказать вашей аудитории? Редко приходится услышать адекватный ответ на эти вопросы. Либо организаторы предполагают, что докладчик может сам подобрать тему доклада — но это работает только с корпоративными докладчиками, у которых тема очевидна — продукты или сервисы компании, которую он представляет. В остальных случаях это организаторы должны понимать, как докладчик впишется в программу конференции, ведь только они собственно и знают эту программу. Либо организаторы хотят какую-то странную тему — ну, например, мне регулярно предлагают рассказать о полезности интернет-маркетинга или пользе контекстной рекламы. Ребята, мне это давно неинтересно делать, рассчитывать на то, что я поеду в другой город рассказывать банальности неподготовленной аудитории, просто не стоит. Да, возможно, чтобы угадать интересную тему для докладчика, надо быть немного в курсе его деятельности в настоящий момент.

Итого, если вы хотите пригласить докладчика на конференцию, проявите уважение к нему. Расскажите всё, что может повлиять на его решение — что за мероприятие, когда и где пройдет, какая аудитория планируется, какова программа конференции. Прошли времена, когда любое мероприятие вызывало интерес просто потому, что его кто-то решил провести — теперь это конкурентный бизнес, им надо заниматься серьезно и не рассчитывать на удачу.

Как перестать паковаться и путешествовать легко

Экслер дал ссылку на статью на Skyscanner, где описывается, как собирать вещи так, чтобы не сдавать чемодан в багаж. Статья хорошая, хотя есть несколько замечаний.

Я вообще много лет езжу только с ручной кладью. Сдачей чего-либо в багаж я занимаюсь только, если путешествую с семьей. Причем срок поездки практически не влияет на размер клади — сейчас вот прилетел в США на неделю с чемоданом cabin size, причем наполовину пустым. И уже давно вывел для себя несколько правил, которые позволяют не мучаться особо, готовясь к поездке.

Во-первых, не заморачивайтесь весом. Скорее всего, если на стойке регистрации вы скажете, что в багаж ничего не сдаете, стандартный чемодан, по размерам соответствующий ручной клади (cabin size), никто взвесить не попросит. Ну, если только он не набит так, что еле закрылся. На моей памяти обязательно просили взвесить ручную кладь только сотрудники Turkish Airlines и девушки на регистрации в аэропорту Барселоны. Впрочем, и это можно обойти — просто зарегистрируйтесь самостоятельно, а лучше даже заранее, через интернет, и тогда на вашем пути к трапу самолета просто не будет ни одного места, оборудованного весами.

Во-вторых, возможность не взвешивать багаж не должно служить оправданием для того, чтобы набить чемодан битком. Есть масса вещей, без которых можно долго путешествовать.

Начнем с очевидного — белья и одежды. Вы едете на неделю-полторы гулять по туристическим местам? Две пары джинсов — одни из которых на вас уже одеты, — полностью закроют вопрос нижней половины одежды. Четырех рубашек/поло/футболок будет вполне достаточно  для остального. В подавляющем большинстве гостиниц существуют услуги прачечной и уж один-два раза за поездку можно собрать вещи и отдать на день в стирку.

То же самое касается белья. Одна американская фирма вообще заявляет, что для недельной поездки или турпохода достаточно одной пары трусов (maybe two). Белье синтетическое, очень быстро сохнет, легко стирается (если вы не хотите платить за услуги отеля) и при этом очень легкое.

Обувь я предпочитаю носить на себе :). Одной пары кроссовок достаточно для практически всего (исключая официальные приемы, но это отдельный разговор), а если на ночь в них натолкать туалетной бумаги, то они всю неделю останутся нормально сухими и свежими. Впрочем, в моем чемодане легко помещаются вторые кроссовки — для бега. Они легкие, хорошо сжимаются — в общем, в этот раз даже с ними все равно половина чемодана свободна.

Вторая часть любых сборов — техника. Тут довольно просто — самый объемный предмет в моем багаже это наушники Bose QC-3, поскольку они жесткие и лежат в специальном кейсе. Ноутбук MacBook Air 11» и iPad легко помещаются в кармане чемодана — их даже вытаскивать оттуда намного удобнее для досмотра в аэропорту. Зарядные устройства кладутся между вещей. На них тоже можно сэкономить — купить, например, вот такое зарядное с двумя USB-выходами и захватить несколько проводов для нужных устройств.

С фотоаппаратами сложнее — они обычно большие. Впрочем, если едете в деловую поездку, то каковы шансы, что вы будете много фотографировать? А везти несколько килограмм техники целую неделю ради того, чтобы пару раз что-то стандартно поснимать, попросту неразумно — купите себе компактную мыльницу или вообще обойдитесь смартфоном.

Вот, собственно, и все. Pack less, travel light.

Американский образ работы

Благодаря Ильфу и Петрову многие, даже не побывав в США, могут себе представить американский сервис:

Наша машина мчалась сквозь строй газолиновых станций, на каждой из которых было шесть, восемь и даже десять красных или желтых колонок. У одной из них мы остановились, чтобы наполнить бак.

Из опрятного зданьица, в большой стеклянной витрине которого виднелись всякие автомобильные мази и порошки, вышел человек в фуражке с полосатым верхом и в полосатом комбинезоне. Расстегнутый ворот открывал полосатый воротничок и черный кожаный галстук-бабочку. Это такой технический шик — носить кожаные бантики. В отверстие бака он вставил резиновый рукав, и колонка принялась автоматически отсчитывать количество поглощенных автомобилем галлонов бензина. Одновременно с этим на счетчике колонки выскакивали цифры, указывающие стоимость бензина. С каждым новым галлоном аппарат издавал мелодичный звонок. Звонки — тоже технический шик. Можно и без звонков.

Здесь мы услышали слово «сервис», что означает — обслуживание.

Бак наполнен, и можно ехать дальше. Но джентльмен в полосатой фуражке и кожаном галстуке не считает свою миссию законченной, хотя сделал то, что ему полагалось сделать, — продал нам одиннадцать галлонов бензина, ровно столько, сколько мы просили. Начался великий американский сервис.

Человек с газолиновой станции (в Штатах бензин называется газолином) открывает капот машины и металлической линейкой с делениями проверяет уровень масла в моторе. Если масла необходимо добавить, он сейчас же принесет его в красивых консервных банках или высоких широкогорлых бутылках. Стоимость масла, конечно, оплачивается.

Затем проверяется давление воздуха в шинах. Мы держали давление в передних шинах тридцать шесть английских фунтов, а в задних — тридцать. Лишний воздух, выпустят, если его не хватает — добавят.

Затем полосатый джентльмен обращает внимание на ветровое стекло. Он протирает его чистой и мягкой тряпкой. Если стекло очень загрязнилось, оно протирается особым порошком.

Все это проделывается быстро, но не суетливо. За время этой работы, которая не стоит путешественнику ни цента, человек с газолиновой станции еще расскажет вам о дороге и о погоде, стоящей по вашему маршруту.

Итак, все в порядке и, казалось бы, ничего больше в области обслуживания автомобиля уже нельзя сделать. Но здесь размягченному сервисом путешественнику начинает казаться, что правая передняя дверца машины недостаточно плотно захлопывается. Благожелательно улыбаясь, полосатый джентльмен извлекает из заднего кармана инструменты — и через две минуты дверь в порядке.

Кроме того, путешественник получает превосходную карту штата, напечатанную какой-нибудь нефтяной компанией, торгующей бензином на дорогах. Есть карты «Стандард Ойл», «Шелл», «Сокони», «Коноко», «Эссо», или «Эссо-лубо». Все они отлично напечатаны на прекрасной бумаге, очень легко читаются и дают абсолютно точные и самые последние сведения. Не может быть, чтобы вам дали карту, отражающую состояние дорог в прошлом году. Все карты свежие, и если на какой-нибудь дороге идет серьезный ремонт, то и это указано в карте. На ее оборотной стороне перечислены гостиницы и туристские домики, в которых, можно переночевать. Перечислены даже достопримечательности, расположенные на пути. Весь сервис есть бесплатное приложение к купленному бензину. Тот же сервис будет оказан, даже если вы купите только два галлона бензина. Разницы в обращении здесь не знают. Какой-нибудь старенький «шевролишка» и рассверкавшийся многотысячный «дюзенберг», чудо автомобильного салона тысяча девятьсот тридцать шестого года, встретят здесь одинаково ровное, быстрое и спокойное обслуживание.

Справедливости ради надо сказать, что сейчас на заправке в США вам такого сервиса уже не окажут. Но я сейчас не про этот сервис, который виден каждому потребителю и который с тем или иным успехом копируют у нас. На меня гораздо большее впечатление произвел сервис, который я встретил в b2b- обслуживании — когда зашел в небольшую оперативную типографию заказать себе визитки, некстати закончившиеся в первый же день конференции.

У типографии не было ни особенно парадного входа, ни улыбчивых мальчиков в форменной одежде. Нормальный такой малый бизнес, ничем не отличающийся внешне от аналогичной типографии в Одессе или Москве. У меня с собой был PDF-файл с макетом визитки. Я не знаю, чем до моего прихода занималась девушка, которая меня увидела в дверях и спросила, чем может помочь. Пока я не ушел, она занималась только мной. Взяла макет, быстро его подкорректировала, перевела в кривые и что-то там еще, сбегала оторвала от работы другого специалиста, чтобы проконсультироваться по одному из вопросов, предложила мне воды и кофе, попросила выбрать тип бумаги, узнала, сколько времени займет печать, чтобы я решил, подождать мне или прийти попозже, завела в CRM мои данные и приняла оплату. Через минут пять после выбора бумаги и моего сообщения, что предложенные 20 минут я подожду, в комнату зашел мальчик и дал пробный экземпляр визитки. Я сказал, что все ОК, можно печатать – и еще через 7-8 минут этот же мальчик вручил мне коробку, внутри которой лежало 250 визиток.

Я ушел в полнейшем шоке, поскольку не раз заказывал визитки в наших условиях и даже при очень доброжелательном персонале регулярно сталкивался с неявным дискомфортом. Какие-то у меня не такие шаблоны были, какие-то технические проблемы не позволяли выполнить заказ и специалисты всем видом показывали, что можно, конечно, сделать быстро, но это будет не то, ну раз вам надо быстро, то подходите через пару часов. Я ожидал чего-то такого аналогичного, поскольку уж техника-то у нас точно такая же, видимо, а персонал уж точно не меньше американцев замотивирован, это ж малый бизнес, заказы часто вообще владелец принимает. Но вот нет — совершенно наемные сотрудники в совершенно стандартном порядке оказали мне услугу такого качества, какое не всегда получается у владельца бизнеса у нас.

И это, на самом деле, во многом обусловлено не маркетингом и клиентским сервисом, про что модно поговорить у нас. Это культура предпринимательства, культура работы, стандарт этой самой работы. Эти стандарты предусматривают совершенно определенный порядок выполнения работы, выработанный за многие десятилетия. Отклонение от этого порядка невозможно. Ну как у нас невозможно без штанов на работу прийти. Только у них этот порядок намного более сложный.

Я совершенно не хочу, чтобы кто-то прочел в этом тексте сожаление о кондовости и низкоуровневости наших предпринимателей и вообще работников. Культуру предпринимательства здесь развивают, дай-то бог, последние лет 15-20, никак не более, само общество тоже еле-еле выходит из социализма, нам объективно еще долго расти до уровня общества, формировавшего такие традиции несколько веков. Но вот познавать эти традиции, впитывать их и стараться сознательно их применять, чтобы когда-нибудь они начинали становиться рефлексами — можно уже сейчас. Для чего я и пишу.

Советы вокруг: извинитесь и не объясняйте

Наверняка каждому из нас приходилось опаздывать, забывать о письмах, не успевать что-то сделать к оговоренному сроку — короче, попадать в ситуации, требующие извинений и каких-то объяснений. Так вот мой совет в данном случае будет прост — если вы опоздали, долго не отвечали на письмо, что-то не сделали к сроку, то извинитесь. Но ничего не объясняйте.

Во-первых, в подавляющем большинстве случаев никого не интересует, почему так случилось. Возможно, это заинтересует ваше непосредственное руководство, но даже для него это скорее информация о вас — что вы считаете важной причиной случившегося. А людям, которые ждали вас на совещании, совершенно неважно, почему вы опоздали.

Во-вторых, ваши объяснения причин, скорее, покажут, что нынешняя встреча/письмо/проект были сочтены вами менее важными, чем то, из-за чего вы задержались с приходом или ответом. Положительных эмоций это вряд ли прибавит.

Поэтому — не объясняйте. Просто извинитесь и перейдите к делу.

Советы вокруг: договоритесь с сотрудниками

coworkers.jpg

Интернет полон советов начинающих предпринимателей другим начинающим предпринимателям на тему того, как договариваться с инвесторами, с соорганизаторами, партнерами по бизнесу, как вести себя на переговорах и так далее — и это хорошо, поскольку на возникающие вопросы надо находить ответы. Но вот почему-то нигде не говорится о том, как устраивать отношения с неотъемлемой частью любого бизнеса — сотрудниками. Хотя сложно этот вопрос назвать простым и ясным, не так ли?

Вообще, очень любопытно наблюдать за коллективами современных компаний. Я бы назвал их местом концентрации заблуждений — рядовые сотрудники заблуждаются в своей бесправности и рядовой роли, руководство заблуждается в своей способности управлять, увольнять и поощрять, а менеджеры среднего звена удивляются, какие идиоты их окружают сверху и снизу. Вся эта конструкция плывет до первой волны, после чего участники предприятия, вкладывая массу эмоций, собирают корабль вновь по старым чертежам и продолжают плавание.

Я хочу поговорить сейчас о том, как стоит организовать работу с сотрудниками, чтобы конструкция не развалилась ни сразу, ни потом. Смешно, что фраза про хорошо забытое старое как нельзя лучше подходит к этой теме — многие умные вещи в управлении персоналом мне довелось узнать из книг, изданных в СССР в 70-80-х годах.

Написанное пером

Первая мудрость из старой советской книги — «Если что-то можно записать и передать сотруднику, это следует записать». Не полагайтесь на устные договоренности и указания — записывайте всё, что хотите добиться от сотрудника.

Начните с письменного описания круга обязанностей ДО того, как начнете искать человека для выполнения работы. Кстати, в Яндексе существует такое правило — мы никогда не берем человека на работу потому, что он хороший, гениальный, замечательный. Всегда должна быть задача, которую надо выполнять, только после этого начинается поиск сотрудника на эту роль. Кстати, зафиксировав письменно (и обсудив со смежными сотрудниками) задачи нового сотрудника, вы не только облегчите себе задачу по поиску и общению с кандидатами, но и предупредите большинство нестыковок с другими сотрудниками потом, когда человек выйдет на работу.

Вообще, электронная почта, мессенджеры и устное общение изрядно размыли понятие письменного документооборота. Необязательно бумажного — совершенно нет необходимости все распечатывать на бумаге и предъявлять под роспись, — но абсолютно важно сформулировать в законченном документе все ожидания от сотрудника, все ключевые особенности, распорядок дня и так далее.

Try&Buy

Вы берете на работу человека, с которым раньше не работали. Вы можете взять его абсолютно наугад, можете провести тестирование, можете устроить десяток собеседований — есть масса способов минимизировать вероятность ошибки при приеме на работу, но 100%-ной гарантии, что человек вам подойдет, все равно нет. И существует простой способ не сделать из этого большую проблему — принять на работу человека с испытательным сроком. По закону испытательный срок может достигать трех месяцев. Только учтите — от работодателя зависит, поймет ли он, что сотрудник ему подошел. Тем более, что, если работодатель не примет решения об увольнении сотрудника за время испытательного срока, срок считается успешно выдержанным.

Поэтому подойдите к вопросу серьезно. Выделите из круга будущих обязанностей сотрудника задачу, которую точно можно решить за назначенное время, или придумайте другой показатель, на который он должен выйти. Например, менеджер по продажам за два-три месяца не всегда может выйти на абсолютные показатели, средние по фирме, но вполне можно задать ему в качестве индикатора динамику роста продаж или привлечения клиентов.

Поставьте напоминалку на время окончания испытательного срока. На следующий день для увольнения сотрудника понадобятся гораздо более вещественные причины, чем просто «не подошел», «не проявил инициативы» и так далее. Так что принимайте решение осмотрительно.

Казнить ли и как?

Дефицит кадров и правовая безграмотность руководства компаний привела к интересному результату — 100% увольнений в современных компаниях происходит по «собственному желанию» сотрудника, даже если у него такого нет. Но руководство топает ногами, а сам сотрудник хорошо понимает, что устроиться он сможет — и организационный бардак опять-таки плывет до первой волны. Мне приходилось видеть, как это ломается буквально парой слов — стоит сотруднику отказаться писать заявление, как выясняется, что у сердитого руководства нет ни одного способа хоть как-то повлиять на ситуацию. Подчеркну — законного способа.

Пропуская долгие объяснения, скажу простую вещь — думать о причинах наказания и увольнения надо не тогда, когда надо уволить или наказать людей, а гораздо раньше.

Я пишу это не для того, чтобы показать, какой я кровожадный. Нормально работающая система организации труда в коллективе должна учитывать и положительные, и отрицательные стороны. И сотрудники должны знать, что, кроме поощрения за хорошую работу, существуют наказания за работу откровенно плохую.

Поэтому, прежде чем придумывать виды наказаний (вообще, тут ваша фантазия все равно ограничена трудовым законодательством), сначала займитесь написанием законов. Сколько сотрудников в вашей компании имеют разработанную должностную инструкцию? Если ваш сотрудник ответит потенциальному клиенту в оскорбительном тоне, какой пункт инструкции по обработке входящей корреспонденции он нарушит? Тут мы опять возвращаемся к фиксации всего на бумаге — если сотрудник что-то должен делать, надо этот процесс описать и оформить как внутренний документ.

И когда-нибудь у вас в компании будут полностью описаны взаимоотношения между сотрудниками и компанией. Что, конечно, никак не означает, что на этом можно будет отдохнуть.

Советы вокруг: общение с журналистами

press-1.jpg

В жизни каждого человека (ну, или менеджера интернет-компании, коль скоро эта серия заметок имеет определенную аудиторию) может наступить такой момент, когда к нему подойдет, позвонит или напишет журналист. По себе знаю, что в этот момент становится приятно и это приятное ощущение возникает не только в первый раз. А потом наступает другой момент — когда вы открываете газету, новость на веб-сайте и видите свои слова в окружении текста журналиста и слов других опрошенных им. И увы — приятность этого момента может быть гораздо ниже предыдущей, а то и вовсе отсутствовать, заменяясь возмущением «Да я вовсе не это говорил/имел в виду, выгляжу теперь идиотом и т.д.».

Не спешите обвинять журналистов, они делают свою работу. А вы свою сделали плохо. Так что давайте попробуем сформулировать, как ее сделать хорошо.

Главное, что следует запомнить — журналист не является сотрудником вашей пиар-службы и цель его работы не в донесении ваших сообщений широкой аудитории. Цель его работы — освещение происходящих событий. Вы для него — один из источников информации, возможно, важный, но не единственный. И он — не вы, это другой человек, который может быть даже согласен с вами, но по-другому интерпретирует факты.

Поэтому ваша задача, как ньюс-мейкера, при общении с журналистом, — максимально подробно и убедительно рассказать о своей позиции по обсуждаемому вопросу. Вы не можете указывать ему, что и как писать. Правда, у вас есть право потребовать предварительного согласования текста любой прямой цитаты ваших слов и журналист обязан это сделать. Но поверьте — если вы полчаса несли полную пургу, вы никак потом не исправите цитату. Тем более, что сказать «Я это не говорил, напишите вот так» тоже не выйдет. Поэтому помните — все, что вы скажете, может быть использовано журналистом в материале. Вы можете, конечно, вообще запретить публикацию интервью или ваших слов в статье, но вряд ли существует более действенный способ испортить отношения с изданием в принципе.

Задача выглядит довольно сложной — редкий журналист, спрашивая вашего комментария, готов общаться несколько часов, которые вам необходимы для донесения всего, что вы хотите рассказать ему. У вас есть несколько минут плюс некоторое время для допиливания ваших цитат в переписке. Как быть?

Ответ простой и афористичный — чтобы поесть осенью, вспашите огород весной. Нет никакой необходимости рассказывать все, что вы думаете, в те несколько минут — если вы были достаточно дальновидны, чтобы рассказать большую часть этого заранее. Общение с журналистом, после которого появляется материал — это завершающая часть вашего PR, до него есть еще масса дел, которые надо сделать.

Не бывает журналистов, специализирующихся на всех темах сразу. Познакомьтесь с авторами статей о вашей отрасли в разных изданиях. Не пожалейте времени на встречи с ними просто с целью поболтать и познакомиться поближе. Им, между прочим, эти неофициальные контакты тоже важны — как и в целях упрощения доступа к ньюс-мейкерам, так и для понимания происходящего на рынке. И гораздо лучше свою версию происходящего рассказывать не тогда, когда над журналистом висит дедлайн сдачи материала в номер, а в спокойной непринужденной обстановке.

Кстати, а у вас она есть, своя версия событий? У вас вообще есть сформулированный набор ответов на типовые вопросы? Потратьте некоторое время на написание списка вопросов, которые вам могут задать, и формулирование ответов, которые бы вы хотели видеть. Пересматривайте этот список регулярно и дополняйте его в зависимости от происходящего — вас могут спросить о действиях конкурента, о проблемах на вашем сервисе, о ваших действиях в связи с последним решением Верховной Рады, — если вы можете предусмотреть вопросы, ответить на них будет гораздо легче.

И не только легче, но и быстрее — а журналисты в условиях вечного цейтнота, поверьте, склонны ценить скорость письменного ответа на вопросы. К тому же, имея таким образом сформулированную публичную позицию, вам гораздо легче доносить ее самостоятельно, оглашать ее в докладах — а это тоже насыщает информационное поле и помогает журналистам держаться в курсе вашего понимания.

И, несмотря на то, что я сказал про завершающую часть PR, публикацией материала с вашим участием работа не заканчивается. Читайте материалы о вас, читайте другие материалы журналистов о рынке, на котором работаете — это полезно во всех смыслах, как для понимания самого журналиста и его издания, так и в качестве дополнительной информации об окружающем мире. Рынок, живущий только изустными сплетнями, скуден и мелок.

На всякий случай — разумеется, везде, где я говорю о журналистах, я не исключаю блоггеров.

Советы вокруг: неоригинальные мысли про концентрацию

Disclaimer: у меня такое смутное ощущение, что похожие соображения встречаются в массе книг, включая известную книгу Тима Ферриса. К сожалению, прямо сейчас проверить не получается, поэтому предлагаю просто учесть, что на абсолютную оригинальность я не претендую. Вот на проверенность советов собственной практикой — вполне.

thinker-1.jpg

Думаю, все так или иначе сталкивались в своей работе с проблемой концентрации на выполняемой задаче. Концентрация вообще — это состояние, в котором человек не отвлекается от выполнения определенной задачи. Упрощенно, конечно. Давайте определимся, что у человека вообще существует некоторый порог чувствительности к раздражителям, при превышении которого он переключается на новую задачу. Чтобы не переключаться, надо выбрать один из двух вариантов-либо повысить этот порог, либо понизить количество и силу раздражителей. Первый вариант рассматривать сложно, хотя, думаю, он доступен каждому — просто задача должна быть настолько интересной, чтобы захватить вас полностью. В этом случае концентрация вас не беспокоит, так что дальнейшие советы можно не читать:).

А вот во втором случае работать можно и вполне результативно, причем подходить можно как глобально, так и не упуская из внимания мелочи.

Главный раздражитель — вы сами

Вы можете завесить все окна шторами, отключить вообще все, поселиться на глухом хуторе без единого телефона — но это никак не поможет вам отвлечься от собственных мыслей. Они вас все равно отвлекут успешнее любого другого — поэтому даже для концентрации на небольшой задаче абсолютно необходимо разобраться в своих мыслях и проблемах. Собственно, вся «Getting Things Done» посвящена простой идее — осознайте свои проблемы, сформулируйте их и начните решать. Если надо написать статью, а в голове масса посторонних мыслей про «не забыть отдать долг», «заехать купить продукты», «позвонить в банк» и так далее, то статью вы писать будете долго и мучительно.

Разберите эту массу мыслей. Надо отдать долг? Уже есть чем — тщательно пересчитайте нужную сумму, отложите, прикиньте, когда встретитесь с человеком и поставьте напоминалку на этот день. Еще нечем? — прикиньте, когда у вас будет достаточная сумма и поставьте напоминалку. Все, о долге можно не думать. Надо купить продукты? Не перебирайте в голове, что надо купить. Составьте список, положите в карман, вечером в супермаркете достанете и ничего не забудете купить. Надо позвонить — поднимите трубку и позвоните. Разгрузите сознание от этих мыслей — запишите их, распланируйте, как будете решать, и принимайтесь за собственно работу.

Читаем почту

Старый и хорошо известный всем совет — отключите автопроверку почты или увеличьте интервал такой проверки. Если разбор свежих писем у вас занимает две минуты, то проверка почты раз в два часа — это 10 минут в день. А если ваш почтовый клиент проверяет почту каждые 10 минут, то вы тратите на разбор почты полтора часа. И это только чистое время, не учитывающее потери времени из-за переключения между задачами.

Кстати, в более традиционных местах, там, где большая часть почты существует в бумажном виде, с этим проблем меньше — потому, что ее получают ограниченное число раз в день в определенное время. Попробуйте взять пример — проверяйте почту один раз утром и один раз вечером и немедленно ее разбирайте.

Собственно про работу с почтой я сейчас распространяться много не хочу. Ключевая мысль, важная в аспекте концентрации, выглядит так — можно построить схему работы с почтой, при которой вы будете определять, когда ее читать. А потому — отключите автопроверку, закройте почтовый клиент и займитесь важной задачей.

Отключаем телефон

Поверьте, в современной жизни существует крайне мало ситуаций, на которые жизненно необходимо реагировать в течение нескольких минут. Большинство проблем не имеют немедленного решения и прекрасно подождут пару часов уж точно. Поэтому — выключите телефоны или, хотя бы, звук звонка в них. Вообще (вот этот совет точно был у Ферриса) попробуйте не отвечать на входящие звонки, а воспринимать их как заявки — мол, перезвоните, как сможете.

При желании можно построить систему, аналогичную почтовой — собирать на автоответчике или телефоне список входящих звонков, а потом несколько раз в день делать ответные звонки. Опять же идея проста — вы можете определять, когда вы будете разговаривать по телефону, поэтому выключите звук у телефона и займитесь важной задачей. Потом перезвоните.

Закрываем дверь

Не дождавшись немедленного ответа по почте и не найдя вас по телефону, к вам могут прийти в кабинет. Это, пожалуй, одна из основных причин возникновения мифа о том, что работать дома эффективнее, чем в офисе. Действительно, если к вам на рабочем месте подходят хотя бы десять раз в день, то можно смело вычеркивать из рабочего дня часа полтора — вы их точно потеряли на «привет», «пока» и переключениях между задачами.

Я при этом совершенно не призываю к удалённой работе, как панацее от неэффективности. Но, если вам надо сконцентрироваться на важной задаче и вам для этого не нужно взаимодействие с коллегами по работе, попробуйте остаться дома и поработать удалённо. Я довольно часто обнаруживаю, что наиболее эффективно разгрести кучу почты и конструктивно ответить на письма у меня получается именно из дома глубокой ночью — когда не мешает совершенно никто.

И разные мелочи

Уже дописав, поймал себя на мысли, что я не посоветовал выключить мессенджеры (ICQ, Jabber и так далее). Честно сказать — просто забыл, поскольку уже года три не включаю ICQ и года полтора, как запускаю Jabber только по специальной надобности раза два в неделю. Поверьте, ничего не ощутил в оперативности поступления информации. Твиттер, Facebook — это все источники информации, которые требуют вашей инициативы для ее получения, так что раздражителями они явно не являются.

И определите, какой раздражитель все же является допустимым. Например, звонок на суперсекретный номер телефона. А то так и конец света пропустить умудритесь:).

Советы вокруг: переделайте свои слайды

Я уже не раз и не два выдавал советы по оформлению слайдов и призывал их делать хорошими. Но после каждой очередной конференции те или иные мелкие соображения вдруг получают массу фактических иллюстраций и просто просятся на бумагу, то есть, пардон, на экран. Вот и теперь, посмотрел я на презентации докладчиков на ИМУ и порадовался тому, что опять есть про что написать. Правда, показывать пальцем на конкретные доклады не буду — люди бывают разные и обижаются довольно непредсказуемо, поэтому буду голословно перечислять отдельные радостные пункты.

Уберите логотипы

Вы когда-нибудь считали, сколько процентов площади слайда занимает фирменная символика? Я вот не поленился — у некоторых докладов она заняла от 20 до 35%. Зачем? Вы хотите привлечь внимание к своему бренду и контактам своей компании? Поздравляю — вы только что отвлекли внимание слушателей от идеи, которую иллюстрировали основным содержанием слайда. Перелистнули слайд? Поздравляю — вы отвлекли их снова. Вы думаете, что публика не отвлекается от остальных частей слайда? А тогда зачем вы загромождаете слайд этой ерундой? Уберите все. Стандартный слайд в шаблоне презентаций Яндекса содержит только букву «Я» внизу, которую можно сдвинуть в любой угол, и мы никогда не стесняемся заслонить ее картинкой, если последней не хватает места.

Уберите текст

Собственно, об этом я уже писал раньше. Зрители прочитают текст на слайде быстрее, чем вы. И при этом они не будут вас слушать. Поэтому решите кардинально и уберите текст со слайдов. Там должны остаться только «реперные точки», ключевые слова для тех пунктов, которые вы рассказываете, ключевые цифры, значение которых вы подчеркиваете.

Прежде всего это позволит сохранить внимание зрителей. Видя на слайде два слова, зритель не знает, какой смысл вы в них сейчас вложите.

И это даст вам возможность вывести эти несколько слов действительно крупно, чтобы их заметили все и поняли, какое значение вы им придаете.

Пользуйтесь анимацией

Сплошь и рядом докладчики вываливают на слайд десяток пунктов одним кадром. Не знаю как вы, а я сразу понимаю, что могу отойти выпить кофе, поболтать минут на 10 и успеть вернуться примерно к середине списка. Этот десяток пунктов плох и сам по себе, а если вы еще показываете их все сразу, то уныние практически обеспечено.

Во-первых, зритель по-прежнему читает быстрее вас. Поэтому через пару минут он почувствует себя учеником, прочитавшим в сентябре весь учебник. Поверьте — становится очень скучно.

Во-вторых, наблюдать за докладчиком, который пробирается через частоколы пунктов — мука, даже если он рассказывает интересно.

В-третьих, итоговый вывод, который вы хотите выложить зрителям, должен появиться не раньше, чем они к этому будут готовы — то есть тогда, когда вы изложите все предшествующие аргументы. Выкладывая его сразу — и даже показывая зрителям 3-й и 4-й аргументы, еще не убедив их первыми двумя, — вы лишаете себя всех аргументов сразу. Представьте себе, что это шахматная партия и вы начинаете ее с сообщения противнику первых 10-ти ходов.

Фраза или картинка, иллюстрирующая ваши слова, должна появиться на экране тогда, когда звучат эти слова. Любой другой вариант выглядит так же нелепо, как выстрел из ружья в прологе спектакля.

Что означают ваши графики?

Народ уже понял, что график гораздо нагляднее таблицы иллюстрирует те или иные данные. Осталось понять, что автоматически построенная по таблице диаграмма в Excel ничего сама по себе не иллюстрирует. В любой диаграмме должна быть легко заметна тенденция или просто причина, по которой вы ее показываете. Это вообще отдельная тема — выбор правильного вида диаграммы, про это пишутся хорошие книги, так что не буду особо ее здесь развивать.

Если вы строите диаграммы (например, круговые с разноцветными секторами), позаботьтесь о выборе контрастных цветов. Уберите численные значения с таких диаграмм, лучше подпишите категории. Мое личное убеждение — если в диаграмме показывается более 5 секторов, наглядность у нее отсутствует как класс, поскольку минимум две, а то и три категории выглядят одинаково.

А картинки?

Народ уже понял, что картинки привлекают внимание и это клёво. Осталось понять, что сама по себе картинка тоже ничего не иллюстрирует, кроме несколько большего навыка в обращении с интернетом по сравнению с постройкой диаграмм.

Расстановка картинок по слайдам по принципу «на слайде должна быть картинка» приводит в лучшем случае к излишней вычурности и загромождению слайда. В худшем — опять-таки отвлекает зрителей. Тем более, что в большинстве случаев достигаемая иллюстративность не превосходит уровня первых советских видеоклипов, где, если певец пел о машине, в кадре он ехал за рулем, а если второй куплет был о самолете, то приходилось срочно приезжать в аэропорт и подниматься на трап, минуя регистрацию на рейс.

И опять-таки — картинка должна появляться в тот момент, когда она должна что-то иллюстрировать. Точно по тем же соображениям, что и текст.

Отдельный вопрос — про иллюстрации в виде скриншотов сервисов. Мне кажется, что это лишнее. Даже просматривая презентации на экране компьютера, мне часто приходилось разворачивать показ на весь экран. С уверенностью могу сказать, что детали интерфейса и данных в нем на самом докладе разглядеть почти невозможно. Поэтому скриншот интерфейса может иллюстрировать богатство настроек, простоту, наглядность графиков — но никак не конкретные данные, которые в нем расположены, поскольку они просто не видны зрителям. Можно, конечно, увеличить именно значимые фрагменты, но лучше подумать о другом визуальном представлении.

Вам нужны заголовки? А буллеты?

Напоследок — немного неожиданный совет. Я в последнее время начал считать громадным злом стандартный шаблон слайда, который выводится по умолчанию как в PowerPoint, так и в Keynote. На нем присутствуют два стандартных элемента — блок заголовка и блок текста, по умолчанию размеченного списком. Это ужас!

Даже если вы читали много книг про подготовку презентаций и уже немного не любите списки — вам каждый раз на стандартном слайде приходится бороться с желанием написать текст именно списком.

Но хуже того — мало где пишут, что заголовки слайдов это тоже совершенно необязательный элемент. Совсем не факт, что ваш очередной слайд нуждается в заголовке — ведь даже стихи бывают без названия, главы в романах могут просто нумероваться, а пустой блок заголовка на слайде насилует вас, заставляя придумать хоть какое-то название для слайда, а когда вы его придумаете, окажется, что оно не влазит стандартным шрифтом в одну строку.

В-общем, вот вам мой простой совет — создав новый слайд, удалите с него все блоки и начинайте его заполнять с нуля. Слайду не обязательно иметь название, он вообще может быть целиком заполнен одной фотографией или иметь лишь один символ в центре.

Пора заканчивать, хотя ближе к концу я понял, что и теперь не раскрыл полностью тему. Что ж, тем лучше, есть задел для следующих советов.