Советы вокруг: техника выступления

В самом простом случае для выступления вам не нужно ничего, кроме своего голоса и рук. Но так бывает далеко не всегда — если вам надо что-то проиллюстрировать хотя бы одной картинкой, уже надо что-то подготовить заранее. Если на выступлении присутствует хотя бы 15–20 человек, картинку придется либо напечатать большого размера, либо вывести на проектор. Если аудитория больше 40 человек, то даже в очень небольшой комнате лучше озаботиться звукоусилением. Чем больше аудитория, тем больше техники вам понадобится при выступлении. Конечно, в подавляющем большинстве случаев это забота организаторов, но управляться-то с этим многообразием предстоит вам. Как подготовиться к выступлению с технической стороны, на что обратить внимание, что заранее узнать от организаторов — существует громадное количество вопросов, которые стоит проработать заранее и про них мы и поговорим сейчас.

Самое главное, что стоит запомнить — это не мелочи. Каждая деталь во время выступления способна повлиять на восприятие его аудиторией, на состояние выступающего — короче, любая мелочь может испортить выступление. Так что это не мелочи и потраченные заранее полчаса на их выяснение и подготовку многократно окупятся.

Сейчас не будем говорить о засилии PowerPoint, о том, что выступать можно и без презентаций — это отдельная тема. Будем исходить из того, что раз вы делаете презентацию, значит, это вам зачем-то нужно и вы будете ее показывать аудитории. Так вот, между тем, что вы придумали показать, и тем, что увидит аудитория, есть некоторое расстояние и давайте подумаем, как пройти его без потерь.

До того, как начать вообще делать слайды, поинтересуйтесь, как вы их сможете показать. Организаторы мероприятий обычно выделяют ноутбук для показа слайдов, который сразу подключен к проектору, но стоит заранее это уточнить. Нелишне также уточнить версию пакета, который будет использоваться для показа презентаций — PowerPoint ли это и какой версии. Надежда на всеобщий офисный стандарт может вас подвести — если вы придете с файлом.pptx, то хорошо, чтобы вам не попался PowerPoint 2003, например. Кроме того, вопрос может встать не только в форматах файлов — эффекты анимации могут по-разному отрабатываться в разных версиях пакетов, анимация в Keynote не всегда конвертируется в формат презентации PowerPoint и так далее. Конечно, можно ограничить себя самыми простыми эффектами или обойтись вовсе без таковых, но зачем сужать доступные выразительные средства? Гораздо проще приспособиться к требуемому формату на выходе.

Подготовив презентацию, потратьте некоторое время на проверку того факта, что она действительно воспроизводится на презентационном компьютере так, как вы этого хотите. Повторяю — это не мелочи. На ноутбуке может стоять не та версия PowerPoint, вы можете вообще увидеть OpenOffice Impress, может отсутствовать используемый шрифт, могут разъехаться таблицы или картинки — каждый из вариантов способен сам по себе вполне испортить выступление. Перешлите организаторам презентацию заранее или придите заблаговременно и проверьте, что все в порядке, уже на месте.

Отправив презентацию и получив сообщение, что все в порядке, не расслабляйтесь. Все может случиться — на большой конференции ноутбук с вашей презентацией может оказаться в другой аудитории, он может быть срочно заменен на другой, — это, конечно, скорее всего, разгильдяйство организаторов, но выступать-то вам. Поэтому, если у вас есть ноутбук, поинтересуйтесь возможностью подключить его, «если вдруг что», какой разъем там необходим и так далее. Это еще более актуально, если у вас MacBook — стандартный для большинства проекторов разъем VGA без переходников с продукцией Apple не совместим.

Возможность подключить свой ноутбук избавит вас от необходимости адаптации презентации к чужому ноутбуку, но вполне может вызвать новые сложности. Не забудьте захватить переходник с вашего ноутбука на VGA (и все равно поинтересуйтесь возможностями проектора на месте). У меня в практике был случай, когда мы за полчаса до начала семинара обнаружили, что единственный кабель от проектора, имеющийся в зале на окраине Харькова, никак не подходит ни к одному из ноутбуков, имеющихся у нас в распоряжении — нам предлагалось подключиться по S-Video. Благо, что в ближайшем компьютерном магазине оказались в продаже VGA-кабели и удлинители к ним — нам понадобилось еще и дотянуться до проектора, подвешенного под потолком.

Был у меня и случай, когда мой ноутбук так и не смог подружиться с проектором — просто никак не распознал его. Так что даже в случае приезда со своим ноутбуком не забудьте захватить презентацию отдельно на флэшке. И положите ее на сетевой диск, вроде Dropbox. И отправьте себе на почту — причем на такой аккаунт, к которому вы сможете доступиться с чужого компьютера. Мне приходилось вытягивать презентацию и на телефон, пересылать ее по Bluetooth — право, лучше умножить энтропию и сохранить нервы.

Даже если вы вдруг подключили свой ноутбук, все работает прекрасно — все равно не расслабляйтесь. Чем больше аудитория, тем ближе к 100%-ной вероятность того, что ноутбук будет стоять в одном углу сцены или даже совсем не на сцене, а вы будете от него на расстоянии нескольких метров. Даже, если ноутбук от вас близко, привязанность оратора к определенному месту выступление не улучшит. Сажать человека для клацания на пробел совсем не выход — чем лучше выступление и презентация, тем сильнее их испортит ваше приговаривание «Следующий слайд, пожалуйста». Впрочем, человечество давно решило эту проблему, изобретя пульты для презентаций.

Важно — не пользуйтесь пультами от проекторов. Насколько я понимаю, чтобы они корректно переключали вашу презентацию, им требуется как-то понимать, что за ноутбук к ним подключен, а это требует отдельных танцев, которые не под силу организаторам. Пультами, которые идут в комплекте с ноутбуками — бывают такие, если модель ноутбука немного заточена под мультимедиа-функции, — тоже не пользуйтесь. У них не все хорошо даже со стандартными функциями переключения треков, так что полагаться на них на презентациях совсем не стоит. Возьмите стандартный универсальный пульт с USB-приемником, типа вот такого. Я похожий всегда вожу с собой — подключить его даже к чужому ноутбуку занимает минуту, надежность гарантирована.

Как я выше говорил, если в зале сидит более 40 человек, лучше воспользоваться звукоусилением. На практике об этом опять-таки позаботятся организаторы, но спросить про это не помешает. Как и о том, как использовать микрофоны. Я предпочитаю микрофоны-петлички или наголовные гарнитуры — они позволяют освободить руки, но, к сожалению, их редко удается увидеть на интернет-мероприятиях. Обычно предлагается взять в руки радиомикрофон и это, на мой взгляд, самый плохой вариант — между невозможностью ходить и невозможностью жестикулировать я скорее выберу первое. Спросите заранее — возможно ли использовать микрофонную стойку? Это почти идеальный вариант — при необходимости микрофон можно достать и пройтись с ним по сцене, а потом прикрепить его обратно и размахивать руками в свое удовольствие.

Есть еще один элемент, который не виден вообще никогда во время выступления, пока работает. А вот когда садятся батарейки, эффект виден или слышен моментально. Если микрофон радио — проверьте заряд батареек. Если берете в руки пульт — проверьте уровень заряда. Если подключаете свой ноутбук — включите его в сеть или убедитесь, что его заряда хватит на удвоенное время презентации. Во втором случае — не забудьте отключить все энергосберегающие настройки системы. Я много раз видел ноутбуки, засыпающие в процессе доклада, а несколько раз приходилось видеть, как ноутбук отключался полностью на середине выступления. «Душераздирающее зрелище», как говорил хороший друг Винни Пуха.

Если к этому моменту у вас возникло впечатление, что я просто подходящими примерами иллюстрирую древнее изречение «Всё своё носи с собой», то вы недалеки от понимания — отдельно взятому докладчику вполне под силу таким простым образом проконтролировать ряд моментов, на которых довольно часто возникают организационные трудности у (простите за неблагозвучность) организаторов. Я не призываю вас ездить со своим проектором или флипчартом — но, если вам необходимо что-то нарисовать в процессе доклада, возьмите с собой комплект фломастеров. Карман не оттянут и, скорее всего, пригодятся.

Хотя, если посмотреть, например, на практику семинарской деятельности Яндекса, то, при всём доверии к партнерам по проведению семинаров — и следует отметить, что они это доверие ни разу не обманывали, — мы всегда приезжаем на семинары с отдельным ноутбуком, пультом, подготовленными материалами и так далее. И не раз и не два выверяем вид презентации на именно этом ноутбуке и заряд батареек именно в этом пульте. А как-то раз довели подготовку до абсолюта, приехав на семинар в Симферополь со своим проектором и портативным звукоусилительным комплектом — микрофоны, стойки, активный микшер и колонки на 150 ватт. Правда, следует заметить, что никаких партнеров в тот раз у нас не было, кроме наших же разработчиков в симферопольском офисе.

Так что, завершу тем, с чего начал — мелочей не бывает. Узнавайте все заранее, возьмите то, что можете, с собой, будьте готовы к любой нестыковке. И тогда у вас будет гораздо больше возможностей сконцентрироваться собственно на выступлении, не отвлекаясь на пустяки.

Советы вокруг: отдельные пункты про выступления

В последнее время интернетчики почувствовали вкус к проведению различных мероприятий — семинары и конференции на различные темы следуют одна за другой. На каждом мероприятии выступает громадное количество человек, демонстрируется громадное количество слайдов, но, к сожалению, общий уровень и первых, и вторых оставляет желать лучшего. Разумеется, и книг и статей на эту тему написано громадное количество и я не собираюсь заменять их коротким материалом. Я даже не претендую на то, чтобы изложить прямо сейчас все свои мысли на тему выступлений — эта такая большая тема, что мне и нескольких текстов не хватит для ее изложения. Поэтому ограничимся относительно отрывочными советами, без особой систематизации.

Вас действительно зовут?

За много лет участия в конференциях и семинарах мне ни разу не приходилось услышать от докладчика фразу «В действительности меня зовут не так, как только что сказал ведущий, а совсем иначе». Зато фразу «Меня действительно зовут …» я слышу от каждого второго докладчика. Поскольку при этом никто в зале не разражается изумленными криками «Как, неужели этого докладчика действительно зовут …», я позволю себе заочно сделать вывод — если докладчик начинает свое выступление так, это значит, что он не знает, как начать выступление. То есть он когда-то, несколько недель или месяцев назад, сообщил о согласии выступить, подготовил выступление, приехал на конференцию, вышел на сцену — и ни разу за это время не задумался, что же он скажет первой фразой. А ведь совсем несложно придумать, с чего начать.

А как же начать?

Когда-то давно, лет 20 назад, мне попалась в руки учебник по ораторскому искусству для лекторов школ партийного просвещения. Как не странно, принципы построения публичных выступлений, изложенные в ней, мало чем отличаются от содержания модных книг современных авторов, хоть в качестве примеров рассматривались не презентации Стива Джобса, а выступления В.И.Ленина. И вот один из советов, который там рассматривался, это как раз как построить начало речи. Совет, в действительности, очень простой — начните с чего-то сиюминутного и имеющего отношение к аудитории. Вариантов может быть масса — например, удивитесь вслух количеству людей, пришедших на мероприятие. Если в зале есть и пожилые люди, и молодежь обоих полов, скажите, что рады, что тема мероприятия интересна таким разным людям. Практически каждый хороший лектор, начинающий выступление в Одессе, говорит что-то этакое про своеобразный город — и это нормально воспринимается. Если вы приехали рассказывать о рекламе в Киев, то можете упомянуть рекламу в метро — ее количество всегда поражает москвичей, например. Я, несколько раз в прошлом году выступая с похожими докладами в одном и том же зале в Харькове, последнее выступление начал словами «На протяжении всего года я рассказывал на разных конференциях в этом зале о том, что кризис не страшен и вот теперь могу сказать, что кризис закончился». В принципе, любое нестандартное (то есть отличное от «меня действительно зовут так, как сказал ведущий, и я прочитаю доклад на тему, которую он прочёл секундой раньше, вот она написана на экране») начало подойдет.

Начинаем со слайдов

Есть несколько вариантов выступления. Можно просто выйти и говорить. Можно в нужных местах использовать различные символы, чтобы подчеркнуть свои слова. Можно взять фломастер и подойти к доске/флипчарту и быстро что-то записать или нарисовать. Можно использовать несколько картинок, графиков, чтобы проиллюстрировать то или иное утверждение.

К сожалению, подавляющее большинство докладчиков выбирают совсем другой путь — они пишут массу текста, оформленного, как правило, списками тезисов, на слайдах и вываливают эти слайды на читателей. Мне практически не приходилось встречать докладчиков, которые бы смогли после этого победить собственные слайды.

Во-первых, слушатели умеют читать. Более того, они читают быстрее, чем докладчик. Особенно, если докладчик как-то разнообразит текст — он же должен что-то еще сказать, кроме всем видимого текста. Поэтому содержание слайда слушатели понимают быстро и далее либо не слушают докладчика, либо регулярно отвлекаются на слайд, чтобы понять, в каком пункте списка сейчас находится доклад.

Во-вторых, вывалив список из семи пунктов и проговорив хотя бы два из них, докладчику некуда деться — он продолжает проговаривать каждый из семи пунктов, считая себя обязанным хотя бы прочитать его, а, если он добросовестный — то и рассказать что-то побольше. В итоге каждый из пунктов держит оратора на текущем слайде, он договаривает до конца, перелистывает слайд — а там новый и новые N пунктов.

Поэтому совет — сократите количество текста на слайдах. А то и вовсе уберите его. Подберите красивую картинку, которая бы символизировала конкретный пункт вашего выступления или вызывала у слушателей нужное настроение. Правда, старайтесь не иллюстрировать партнерство фотографией двух отрубленных рук, пожимающих друг друга и вообще избегайте штампов. Вам нужен графический символ — придумайте его и выведите на экран. А текст напишите в заметках к слайду или на бумажной карточке, так, чтобы он был виден только вам и используйте как тезисы.

Продолжаем без слайдов.

Просто запомните одну простую мысль — не все в вашем докладе обязательно требует графической иллюстрации. Не всегда ваша речь должна сопровождаться слайдом. Я обычно использую на выступлениях пульт, на котором есть кнопка для гашения экрана. Научитесь выключать экран или вставляйте пустые слайды (с фоном черного цвета) в тех местах выступления, где ваши слова не нуждаются в иллюстрации.

Смысл очень простой — пока люди смотрят на экран, они не смотрят на вас. И слушают с меньшим вниманием. Выключая изображение, вы заставляете их сконцентрироваться на вас.

Говорите громче

«Изволь вырабатывать четкий командный голос», помните? Говорите громко. Делайте паузы. Боритесь со словами-паразитами.

Самое главное, что стоит помнить — в публичном выступлении не стоит говорить «как обычно». Это не беседа с друзьями. Каждое слово-паразит, каждое «э-э-э» мешает слушателям.

«Как вы видите»

Если вы показываете слушателям график, не надо говорить заветное «как вы видите» и дальше рассказывать аудитории, что же она, собственно, видит. Она же видит это, правда (если, конечно, вы не подобрали так шрифты и цвета, что увидеть что-то конкретное на графике невозможно)? Так расскажите аудитории, что означает то, что она сейчас видит. Минимальная аналитика в этом месте будет выглядеть гораздо убедительнее — например, что левый столбец в два раза больше правого или что на правой круговой диаграмме аудитория старше 55 лет составляет в три раза меньшую долю, чем на левой. Дайте людям выводы из фактов, а не сами факты, которые и так уже показаны на слайде.

Повторение — мать учения и бабушка результата

Сколько раз вы репетируете свое выступление? Знаете ли вы, сколько оно продлится? Сплошь и рядом приходится видеть людей, которые, получив приглашение выступить с 20-минутным докладом, приносят 30 слайдов и всеми силами стараются урвать еще хоть пару минут сверх тех 45-ти, что фактически выступают.

Первый раз я столкнулся с жестким хронометражом в институте при защите дипломного проекта. У меня было 20 минут на доклад и никакого оправдания, если бы я не уложился — инженер, не укладывающийся в установленный график защиты при защите проекта графика движения поездов, автоматически получает низкую оценку на защите. Это была хорошая школа — я репетировал свой доклад неделю и в итоге, после порядка 25 повторений, не только уложился в заданное время, но и в принципе ни разу за 20 минут не задумался, какую фразу я скажу следующей. Да, я получил «отлично» на защите.

Недавно, когда мы готовили презентацию Панорам Киева, у меня была еще более жесткая задача — рассказать вступительную часть о Картах Яндекса за три минуты. Это только так кажется, что ничего сложного — первые две репетиции показывали стабильно 8-9 минут, которые бы мне никто не дал, ведь ничего нового в том, что я рассказывал, не было. Пришлось сначала резать слайды, а потом шлифовать собственно речь — и в итоге уложился в 4 минуты, на которых и остановились.

Отдельно важно отметить — большинство презентаций сейчас являются импровизациями выступающих на темы, написанные на слайде. Лучшие экспромты — это заранее написанные. Напишите схематически текст выступления — разумеется, вы можете от него отклоняться, но точно не забудете рассказать о важных вещах, которые в нем упомянуты. Но не стройте выступление по принципу «Я покажу слайды и как-то их прокомментирую» — потуги оратора на месте придумать, зачем он вставил этот график в доклад выглядят плохо.

Еще хуже выглядит докладчик, для которого почти каждый слайд является неожиданностью — именно так выглядит типичная картина, когда докладчик пару секунд всматривается в экран и только после этого продолжает доклад. Из этого вытекает как минимум один простой технический совет — пользуйтесь режимом докладчика при показе слайдов. В этом нет совершенно ничего технически сложного — минута на настройку компьютера и ровно одна галочка в интерфейсе PowerPoint, но сколько пользы?

Впрочем, это я уже забираюсь в следующую тему, которая заслуживает отдельной заметки. Остановимся пока и подчеркну еще раз — это лишь отдельные советы, никак не претендующие на полноту. Но, кажется, полезные.

Советы вокруг: Как проводить совещания

Из опыта нашей жизни совещания обычно представляются нам чем-то тяжелым, скучным, пустой тратой времени. Это представление недалеко от истины — большая часть совещаний или рабочих встреч, называйте как хотите, длятся неоправданно долго, дают не всегда адекватный затратам времени и сил результат и часто бывают вовсе не о чем. При этом их продолжают проводить — ну вроде бы как без них и не работается.

Есть и другая крайность — многие сейчас утверждают, что прекрасно решают все вопросы путем переписки и надобности в рабочих встречах не видят вовсе. В основном, такая позиция характерна для интернетчиков, которые действительно умеют эффективно использовать email и другие виды коммуникации. Вот тут рискну возразить — непосредственный контакт в разы эффективнее. Большинство вопросов решаются быстрее и лучше при личной встрече, но, если ее организация требует больших усилий, можно вполне обойтись видеоконференцией или хотя бы телефонным звонком.

Вот несколько советов, как научиться получать удовольствие и результат от заседаний, совещаний и рабочих встреч.

1. Не опаздывайте.

Начните с себя и распространите эту практику на других (в тех случаях, когда вы ответственны за проведение встречи) — приходите вовремя, а лучше за несколько минут до оговоренного времени начала встречи. Приходить даже на пару минут позже — плохо. Во-первых, многие из нас воспринимают время с точностью до пяти минут, а значит, опоздание на две минуты будет округлено до пяти. Во-вторых, если встреча назначена на 14:00, а все себе позволяют опоздать минут на пять, то в случае с регулярной встречей быстро сформируется привычка «Все равно ровно в 14:00 никто не придет, можно немного опоздать». И готово — продуктивная часть встречи будет начинаться еще позже, скажем, в 14:10, что даже в случае с часовой встречей нехорошо, ведь вы теряете шестую часть полезного времени. А если встреча совсем короткая, скажем, на полчаса?

Полезно также будет заранее проверить и убедиться, что все приглашенные на встречу на ней действительно будут и будут вовремя. Это поможет выполнению следующего совета:).

2. Сведите к минимуму подготовительную часть.

Часто начало совещания выглядит каким-то аморфным — кто-то опаздывает, кто-то пользуется возможностью еще пару минут посвятить звонкам, кто-то возится с подключением ноутбука к проектору или просто к сети. Это еще один довод в пользу того, чтобы начинать совещание в строго оговоренное время. Если вам надо что-то показать через проектор — придите еще на пять минут раньше и подключитесь. Если чьё-то присутствие на встрече необходимо — позвоните заранее и уточните, что человек не опаздывает. Часто достаточно просто напомнить о встрече.

3. Ведите записи

Каждая встреча должна протоколироваться — если вам не нравится официальное слово «протокол», называйте как-то иначе, но запись содержания встречи должна вестись. Я не раз сталкивался с тем, что содержание конкретных договоренностей начинает расходиться в воспоминаниях нескольких людей буквально на следующий день после встречи. Записывать на диктофон необязательно — только если у вас есть кому потом из диктофонной записи сделать стенограмму совещания. Но вот записывать конкретные аргументы и результаты обсуждений — да, надо обязательно.

4. Лучше закрыть ноутбуки.

В современных IT-компаниях большое количество ноутбуков у менеджеров и повсеместный wi-fi приводит часто к жуткой картине — на вроде бы рабочей встрече из десятка человек общаются двое-трое, а остальные сидят и работают на ноутбуках. Зачем эти двое-трое звали остальных и зачем эти остальные пришли? В реальности всё не так плохо — даже в суперэффективных компаниях бывают встречи, которые допускают рассеянное слушание рядом участников, но в большинстве случаев лучше не брать с собой ноутбук или закрыть его. Возможно, что вам понадобится что-то посмотреть по теме совещания, тогда можно будет открыть его. В Яндексе довольно регулярно одно время во время больших встреч раздавались просьбы закрыть ноутбуки, но постепенно действительно больших встреч стало мало:).

5. Приглашайте поменьше людей.

Если для обсуждения одного и того же вопроса позвать не пять, а 15 человек, встреча продлится как минимум вдвое дольше. Можете проверить, если не жалко своего и чужого времени. И никто вроде бы не хочет тратить время — но у большего числа людей возникнет большее число представлений и соображений по обсуждаемым вопросам, они их постараются высказать, это вызовет новый поворот в дискуссии — и готов второй час встречи. Не надо этого. Зовите минимально необходимое количество народу. Если вам нужен юрист или финансист — вам достаточно будет одного юриста или одного финансиста, правильно? У нас вообще основной формат совещаний — три-четыре человека, причем они могут находиться в трех разных городах. Уверяю вас — работает прекрасно.

6. Готовьтесь сами и готовьте других.

Встречи бывают разные. Если вам нужно обсудить нечто, что хорошо известно всем присутствующим, можно и никак не готовить встречу. Но если вы хотите, например, добиться от руководства принятия решения по важному вопросу, который до сих пор серьезно не рассматривался — подготовьтесь, пришлите заранее короткую или длинную записку по почте, какие-то расчеты. Короче, не надейтесь, что встреча на новую тему, на которой вы будете сообщать присутствующим кучу цифр и показывать кучу графиков, пройдет продуктивно, если присутствующие про эту тему впервые от вас услышат. В любом случае вопрос «А что мы будем обсуждать?», который задается участниками, свидетельствует о провале подготовительной работы. И как минимум повестка дня у совещания должна быть.

7. Готовьте решение.

У каждой встречи есть цель. Желательно, чтобы она была конструктивной. Если вы хотите, чтобы на совещании было принято решение, подготовьте его заранее. Совещание, на котором предполагается выработать решение — часто просто пустая трата времени. Я, конечно, не говорю о мозговых штурмах, но сами посудите — вы занимаетесь определенным вопросом, прорабатываете его, он вам хорошо известен — вы же не рассчитываете, что пять-шесть человек, которые большую часть информации по этому вопросу получили только что от вас, сразу поймут лучше вас, что надо делать в этой ситуации? Все равно первое, что они скажут — «Что ты предлагаешь?» — так подготовьтесь и предложите сами, чтобы принятие решения сводилось к очень простому «да» (или не менее простому «нет»).

8. Пресекайте флейм.

Этот пункт можно было бы развить — не только флейм, но и дискуссию по мелочам, обсуждение уже решенного и так далее. Вкратце — если рабочая встреча назначается для принятия решения, не позволяйте ей перерасти в мозговой штурм. Пресекайте попытки подумать сразу и над тем, и над этим — в крайнем случае предложите обсудить это в переписке или на отдельной встрече.

9. Избегайте повторений вслух, лучше напишите

Очень часто приходится видеть, как участники встречи, уже обсудив и довольно полезно тему встречи и приняв решение, вдруг начинают «подытоживать» обсуждение, и это превращается в такое повторение пройденного, которое отнимает еще времени не меньше, чем основная встреча. Не надо этого делать. Попытки отшлифовать решение в устной форме обречены на неудачу. Лучше сразу после встречи напишите письмо всем участникам с конспектом встречи и списком принятых решений и предложите дополнить. Только сразу — в день встречи или на следующее утро.

10. Заканчивайте встречу.

Как только повестка дня исчерпалась, все решения приняты в той или иной форме (то есть по каждому пункту сформулированы дальнейшие действия) — закрывайте встречу. По моим наблюдениям, даже в очень хорошо организованной компании завершение встречи нередко занимает минут 10–15, в течение которых большинство собравшихся откровенно скучает и не интересуется остатками дискуссии. Избежите этого — просто закройте встречу и идите дальше работать. Ну, или на следующую встречу:).

Советы вокруг: изучайте конкурентов

Это кажется естественным, но, как я уже отмечал в предыдущих «Советах», громадное количество банальных и само собой разумеющихся вещей требуют напоминаний и разъяснений. Так вот простой и короткий совет — изучайте конкурентов, следите за тем, что они делают.

Мне, разумеется, часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда нам предлагают сделать что то, давно сделанное, запущенное и даже сильно разрекламированное. Это нормально — как бы вы не старались рассказать о всех полезных возможностях своего продукта сколько-нибудь большой аудитории, все равно найдется заметное число людей, которые не узнают о них, и ненулевое количество человек, которые и про сам продукт знать не будут. Но мне то и дело приходится наблюдать, как о таких возможностях или о каких-то действиях не знают люди, относящие себя к конкурентам сервиса или продукта.

Самый простой пример — семинары и конференции. Вряд ли мне удастся посчитать, сколько раз я получал приглашения на семинары или другие мероприятия, дата и/или место проведения которых пересекались или делали невозможными участие в других событиях. И даже если чисто физически я успеваю побывать на одной конференции, сесть в поезд и приехать на другое мероприятие — совершенно не факт, что я считаю необходимым так делать. Если вы планируете мероприятие, на которое зовете докладчиков и слушателей — начните не с выбора даты, а с изучения календаря других событий. Нелишним будет так же побольше узнать об этих событиях, как они проходили раньше, кто там выступал, каким успехом пользовались доклады и так далее. Если семинар на тему интернет-рекламы в городе с населением в полмиллиона человек в октябре собрал 120 человек — стоит ли для вашего семинара в ноябре в этом же городе снимать зал на 500? И что такого нового вы хотите рассказать, чтобы надеяться привлечь хотя бы тех же 120?

Повторяю — это только самый простой пример. Если вы хотите добавить к своему продукту какую-то возможность, знаете ли вы про судьбу такой возможности у конкурента? Вы уверены, что он просто до этого не додумался? Если он что-то такое делал в прошлом — вы уверены, что только глупость его менеджеров и криворукость разработчиков послужили к неуспеху, а у вас всё получится?

Изучать действия конкурентов надо не только чтобы знать, с чем вам придется конкурировать, но и даже для выбора правильного времени для собственных действий. Действия ваших конкурентов могут затмить ваши. Не следует запускать какие-нибудь гаджеты в дни, когда Apple проводит свои презентации, например. И, кстати, сразу после тоже не стоит — волна обсуждений в блогах и на форумах сразу не уляжется. И непосредственно до — скажем, за день, — тоже плохая идея, если только вы не рассчитываете сами затмить запуск конкурента.

Вы думаете, что этот совет относится только к разработке сервисов и производству товаров? Нет, точно так же он относится к продажам и маркетингу. Какая шкала скидок у вашего конкурента и как это соотносится с его ценами? Какие продукты у него есть и как они продаются? Эти и другие вопросы естественны для отдела маркетинга крупного бизнеса, но они точно так же важны для небольшого тематического сайта — вы же хотите продать рекламу на своем блоге про Apple местному дилеру? А почему вы думаете, что вы один такой умный?

Методов изучения конкурентов может быть много. Читайте новости. Мне было очень весело наблюдать за тем, как украинские деятели интернета в феврале обнаружили, что один онлайн-аукцион купил другой — и «Коммерсант-Украина» писал об этом в январе. Читайте блоги и подпишитесь на запросы к поиску по блогам, например. У конкурента есть служба поддержки или отдел продаж? Позвоните и задайте вопрос, попросите составить медиаплан, оцените скорость ответа менеджера или стиль его разговора.

Только не лукавьте, заявляя, что вас не интересуют действия конкурентов. Вы не сферический конь в вакууме и вас все равно сравнивают с конкурентами, хотите вы того или нет. Лучше такое сравнение провести самому и быть готовым к его результатам.

Советы вокруг: включите автоответчик

Невзирая на бурное проникновение различных способов делового общения, не использующих голос, немалая часть этого общения приходится на телефонную связь. Совершенно не имеет разницы — речь идёт о традиционной телефонии, сотовой связи, Skype или другой VoIP-технологии, — главное, что один человек инициирует вызов другого и между ними происходит сеанс обмена информацией.

Или не происходит — когда вызываемый человек не может по различным причинам участвовать в разговоре. И полбеды, если это разговор двух частных лиц. Гораздо хуже, если разговор должен был состояться деловой. Совсем плохо, когда должен был состояться разговор покупателя с продавцом, причём звонил как раз покупатель. Если вы не монополист, то вы никогда не знаете, сколько раз вам не смогли дозвониться потенциальные покупатели.

Способов избежать потери звонков есть несколько.

Во-первых, существуют многоканальные телефоны. Если раньше они были признаком богатой компании или каких-нибудь крутых телеканалов, то теперь каждому доступен по крайней мере один способ «принять» одновременно два звонка — большинство сотовых операторов и мобильных телефонов поддерживают две входящие линии. В реальности вы, конечно, не сможете поговорить одновременно с двумя человеками, но это решается, например, переадресацией звонка на телефон секретаря.

Впрочем, сейчас всё больше становится предложений SIP-телефонии, например, а там количество входящих линий вообще не ограничено, лишь бы полосы хватило. Ну и, разумеется, людей, могущих поднять ещё одну трубку.

Во-вторых, люди и есть самое слабое звено в этой схеме. Поскольку они не просто могут не успеть поднять трубку, но и просто могут отсутствовать. Например, по вечерам или по выходным.

Поэтому человечество уже давно придумало удобное устройство под названием автоответчик. Это такой способ в любой момент, когда телефон звонит, а ответить на звонок не получается, автоматом сказать звонящему «Спасибо, что позвонили, ответить не получается, скажите, чего хотели после звукового сигнала».

Просто поразительно, для какого количества предпринимателей не является аксиомой необходимость работы автоответчика. Но это так, к слову.

Автоответчики бывают разные. Если у вас обычный телефон, то существуют модели телефонов с автоответчиками. Если основным телефоном для вас является сотовый, то практически все сотовые операторы предоставляют услугу voicemail/голосовой почты, которая суть тот же автоответчик. Если офисная телефония у вас построена на базе VoIP, что уже совсем не редкость, то реализовать автоответчик на ней — это несколько минут работы сисадмина. То есть с технической стороны никаких сложностей нет вообще.

Остается только включить автоответчик. Просто включите.

Подумайте о приветствии, которое должен услышать звонящий. Если вы позвоните в неурочный час в наш офис, то услышите, как девушка искренне сожалеет, что сейчас некому ответить на ваш звонок, но мы обязательно перезвоним вам, если вы оставите сообщение. Вообще то, мы скорее всего перезвоним в любом случае — сообщение даже нулевой длины записывается в звуковой файл и кладется письмом в специальную папку на сервере, при этом в письме указывается также номер телефона, с которого звонили. Если это номер существующего клиента, то менеджер этого клиента перезвонит узнать, что за вопрос был у клиента.

Если выходные не просто выходные, а связанные с праздниками, мы постараемся сменить приветствие и поздравить звонящего с праздником. Но это уже вопрос ваших взаимоотношений с клиентами.

И, пожалуй, самое главное — возвращайте звонки, которые остались на автоответчике. Если клиент сообщает о проблеме — выясните, о чем речь и перезвоните. Если это просто потенциальный клиент — просто перезвоните. Но всё, что я писал выше, совершенно бесполезно, если вы стираете сообщения автоответчика и никак не реагируете на сообщения клиентов.

Советы вокруг: Зачем нужны визитки?

Довольно часто приходится вокруг себя видеть, как вроде бы разумные и грамотные люди, хорошо разбирающиеся в тонких вопросах интернет-маркетинга и не только, совершенно беззаботно относятся к выполнению самых простых правил делового оборота. Отношение понятное — во-первых, большинство интернетчиков самоучки. Во-вторых, мало у кого есть опыт работы не в интернет-бизнесе. Школы традиционного бизнеса не прошли. В-третьих, смело ломая традиции маркетинга интернет-новациями, коллеги и к традиционным правилам относятся так же — мол, это всё старьё и не нуждается в соблюдении.

Только со временем до некоторых доходит, что любая бизнес-деятельность все равно суть отношения между людьми и грех не пользоваться тысячелетним опытом, который выработан человечеством в сфере общения.

Я давно, наблюдая за окружающими, подмечаю различные элементарные вещи, которые явно знакомы далеко не всем и хорошо бы о них напомнить. Обычно на такие темы пишутся книги — причем на каждую тему отдельная:), — но книгу я явно не сподоблюсь написать, а вот серию постов в блог вполне можно попробовать. Собственно, и попробую.

Начну с темы визиток. Это больная тема для интернетчиков — у иного гика может найтись сразу несколько гаджетов, готовых передать контактные данные хоть по bluetooth, хоть по Wi-Fi, хоть QR-кодом, а вот простому кусочку картона в кармане места нет. А зря.

Визитка, или business card, — вполне доступная штука для любого. Сотня визиток (стандартное количество, изготавливаемое в любой оперативной полиграфии) стоит порядка нескольких десятков гривень/пары-тройки сотен рублей, хотя стоимость может увеличиваться, если использовать различные опции типа дорогого картона, цветной печати и так далее.

Я бы посоветовал осторожно относиться к этим опциям, кстати. Конечно, существует понятное желание произвести визиткой впечатление, что владелец ее — человек непростой, но всё это лишь составляющие и их нельзя выбирать отдельно от общей цели. Если у вас нет цельного дизайна визитки, где и логотип, и способ печати, и материал подчинены единой цели — выберите простую черно-белую визитку на гладком картоне, максимум — с цветным логотипом.

Хорошая визитка — односторонняя. Оборот в европейской традиции принято использовать для возможных заметок. А чтобы эти заметки были возможны, отказываемся от ламинирования. Я не раз получал ламинированные визитки и не раз же наблюдал, как с ними мучаются их же владельцы — пытаясь написать что-то дополнительно типа «пришлите презентацию». Кстати — японцы считают оскорблением попытку что-то написать на визитке, так что учтите, если что. Если хотите раздавать свои визитки иностранцам — напечатайте еще сотню на английском языке. Не пытайтесь «сэкономить», сделав двусторонние визитки на разных языках.

Текста на визитке должно быть как можно меньше. Это не рекламная листовка, попытка запихать туда лишний текст не приведет к большому эффекту, а вот основной текст, скорее всего, будет виден хуже. Игорь Манн активно рекомендует использовать оборот визитки в качестве продающей возможности — не уверен. Но на лицевой стороне совершенно точно должен быть минимум текста.

И текст должен быть читаемый. В некоторых книгах рекомендуется простой способ проверки — возьмите свою визитку и выйдите в полутемный коридор. Вы должны быть в состоянии прочесть имя и фамилию на карточке. Если не можете — увеличивайте шрифт и контрастность надписей (например, откажитесь от цветного фона). Я обычно проверяю читаемость визиток специальным сканером для визиток — если большая часть текста распознается без ручной корректировки, то с визиткой всё в порядке.

Вообще, что касается дизайна — не заморачивайтесь. Я много раз приходил в студии оперативной полиграфии, имея максимум логотип и никакого представления о дизайне — и всякий раз уходил с вполне рабочей стандартной визиткой, прекрасно работавшей в дальнейшем. Конечно, если у вас есть четкое представление и хорошо проработанный макет — дерзайте. Но и в этом случае раздайте несколько визиток знакомым и попросите их честно ответить — читаются ли контакты? Хорошо, если часть знакомых будет старше 50-ти — в этом возрасте у людей часто меняется зрение и им может быть сложно прочесть мелкий шрифт. Запомнили вопрос? Не «понравился ли дизайн», а «читаются ли контакты». Главная задача визитки — передать контактную информацию, помните это.

Ваши визитки не должны заканчиваться. Закажите две пачки по 100 штук, попросите студию сохранить клише и закажите еще сотню, когда израсходуете первую. Если в месяц вы раздали больше 200 визиток (бывает и такое на конференциях), закажите еще 200 визиток. Темп расхода визиток очень просто посчитать. Если вы проводите семинар, закладывайтесь на то, что половина слушателей попросит у вас визитку. Если вы докладчик на большой конференции и примерная аудитория вашего доклада (спросите у организаторов, они обычно могут спрогнозировать) несколько сотен человек, ориентируйтесь на 100–200 визиток, которые придется отдать.

Процесс расхода визиток можно регулировать. Если вы докладываетесь на семинаре или конференции, то последним слайдом укажите свои контакты. Можете даже акцентировать на них внимание — я обычно говорю, что даже если вы не возьмете у меня визитку, то вот мои рабочие контакты (слайд висит минимум несколько минут, пока я отвечаю на вопросы), запишите их. Обычно это уменьшает число людей, желающих взять визитку. Хотите раздать больше? — просто достаньте визитницу. Докладчику на любой конференции по умолчанию задают больше вопросов, а непосредственно после доклада обступают очень плотно. Вы все равно не ответите на все вопросы, поэтому более интересные, требующие проработки, вопросы будете переводить в личную переписку, верно? Так вот, вручите вопрошающему свою визитку, предложите написать подробно в почту — и минимум человек 5 еще попросят визитку, просто потому что вы ее уже дали кому-то.

Самый простой способ, наоборот, собрать визитки — сделать хороший доклад на конференции и предложить прислать его в электронном виде всем, кто даст визитку. Работает идеально, но требует действительно прислать доклад.

Но раздавать визитки тоже надо с умом. Самое разумное — это обменивать визитки. Не стесняйтесь попросить визитку у каждого, кому вручаете свою. Просто отдав визитку, вы отдаете инициативу другому человеку, взяв его визитку — получаете возможность повлиять на общение. К сожалению, у человека может не оказаться визитки — спросите у него контакты и запишите их. В конце концов, вы даете человеку возможность связаться с вами и вправе ожидать взаимности.

К слову, насчет того, что можно оказаться без визитки — нельзя! Вообще нельзя. Я храню несколько визиток в бумажнике, визитницу в портфеле, пачку визиток в дорожной сумке и несколько визиток в кармане куртки, в которой обычно хожу. Положите по несколько визиток в карман каждого костюма, который носите, по визитнице в каждый портфель — не может быть ситуации, в которой специалист по маркетингу сохранит лицо, оказавшись без визиток. Когда несколько раз я оказывался рядом с коллегами, произносящими «у меня с собой нет визиток», — честное слово, было стыдно.

И о чужих визитках — не забывайте их разбирать. Во-первых, владельцы этих визиток что-то от вас хотели и, возможно, продолжают хотеть — например, чтобы вы прислали презентацию или прочли их письмо. Во-вторых, получив из рук владельца визитку, вы имеете доказательство своего очного знакомства с ним и можете оперировать этим. Я регулярно получаю письма от людей, которые общались со мной на различных конференциях или семинарах, и, хотя в среднем в месяц общаюсь с 500–800 человек на разных мероприятиях, все же с большим вниманием отнесусь к такому письму — ведь хотя бы мельком, но я видел автора письма. Hint: вручите мне свою визитку, и я гораздо внимательнее отнесусь к последующим вашим письмам — просто фамилия и имя запомнятся при обязательном разборе визиток, а зрительная память у меня хорошая.

Точно так же, получив визитку от кого-либо, пробуйте использовать контакт как повод для дальнейшего развития отношений. У меня есть несколько знакомых, общение с которыми именно так и началось — с обмена визитками на конференциях. Сейчас мы скорее хорошие знакомые, много и полезно общающиеся на разные темы.

И немного о нетрадиционных визитках. Прежде всего — я совершенно не против визиток из ткани, нубука, пробки или из чего их там еще делают. Это выглядит впечатляюще, конечно. Но воздержитесь, повторю, если не имеете четкой концепции и понимания, почему у вас именно такая визитка. А то будете как феерическое государство Бутан, прославившееся в 60-70-х годах выпуском экзотических марок нетрадиционной формы на экзотических носителях и даже с запахом. Почта Бутана при этом заключалась в одном почтовом отделении, обслуживанием которого занималась индийская почта, а марки выпускались по концессии швейцарской фирмой.

Я полностью за электронные способы передачи контактов. Но на практике я видел ровно одного человека, готового передать мне контакты в таком виде и действительно их передавшего. Видимо, что-то там не так, так что давайте не мудрствовать зазря.

Я смотрю, что написалось даже слишком много текста, но вроде выбросить нечего. Разве что спрячу текст под кат и буду надеяться, что довольно банальные вещи, которые здесь описаны, оказались полезны хотя бы части читателей.