Советы вокруг: Как проводить совещания

Из опыта нашей жизни совещания обычно представляются нам чем-то тяжелым, скучным, пустой тратой времени. Это представление недалеко от истины — большая часть совещаний или рабочих встреч, называйте как хотите, длятся неоправданно долго, дают не всегда адекватный затратам времени и сил результат и часто бывают вовсе не о чем. При этом их продолжают проводить — ну вроде бы как без них и не работается.

Есть и другая крайность — многие сейчас утверждают, что прекрасно решают все вопросы путем переписки и надобности в рабочих встречах не видят вовсе. В основном, такая позиция характерна для интернетчиков, которые действительно умеют эффективно использовать email и другие виды коммуникации. Вот тут рискну возразить — непосредственный контакт в разы эффективнее. Большинство вопросов решаются быстрее и лучше при личной встрече, но, если ее организация требует больших усилий, можно вполне обойтись видеоконференцией или хотя бы телефонным звонком.

Вот несколько советов, как научиться получать удовольствие и результат от заседаний, совещаний и рабочих встреч.

1. Не опаздывайте.

Начните с себя и распространите эту практику на других (в тех случаях, когда вы ответственны за проведение встречи) — приходите вовремя, а лучше за несколько минут до оговоренного времени начала встречи. Приходить даже на пару минут позже — плохо. Во-первых, многие из нас воспринимают время с точностью до пяти минут, а значит, опоздание на две минуты будет округлено до пяти. Во-вторых, если встреча назначена на 14:00, а все себе позволяют опоздать минут на пять, то в случае с регулярной встречей быстро сформируется привычка «Все равно ровно в 14:00 никто не придет, можно немного опоздать». И готово — продуктивная часть встречи будет начинаться еще позже, скажем, в 14:10, что даже в случае с часовой встречей нехорошо, ведь вы теряете шестую часть полезного времени. А если встреча совсем короткая, скажем, на полчаса?

Полезно также будет заранее проверить и убедиться, что все приглашенные на встречу на ней действительно будут и будут вовремя. Это поможет выполнению следующего совета:).

2. Сведите к минимуму подготовительную часть.

Часто начало совещания выглядит каким-то аморфным — кто-то опаздывает, кто-то пользуется возможностью еще пару минут посвятить звонкам, кто-то возится с подключением ноутбука к проектору или просто к сети. Это еще один довод в пользу того, чтобы начинать совещание в строго оговоренное время. Если вам надо что-то показать через проектор — придите еще на пять минут раньше и подключитесь. Если чьё-то присутствие на встрече необходимо — позвоните заранее и уточните, что человек не опаздывает. Часто достаточно просто напомнить о встрече.

3. Ведите записи

Каждая встреча должна протоколироваться — если вам не нравится официальное слово «протокол», называйте как-то иначе, но запись содержания встречи должна вестись. Я не раз сталкивался с тем, что содержание конкретных договоренностей начинает расходиться в воспоминаниях нескольких людей буквально на следующий день после встречи. Записывать на диктофон необязательно — только если у вас есть кому потом из диктофонной записи сделать стенограмму совещания. Но вот записывать конкретные аргументы и результаты обсуждений — да, надо обязательно.

4. Лучше закрыть ноутбуки.

В современных IT-компаниях большое количество ноутбуков у менеджеров и повсеместный wi-fi приводит часто к жуткой картине — на вроде бы рабочей встрече из десятка человек общаются двое-трое, а остальные сидят и работают на ноутбуках. Зачем эти двое-трое звали остальных и зачем эти остальные пришли? В реальности всё не так плохо — даже в суперэффективных компаниях бывают встречи, которые допускают рассеянное слушание рядом участников, но в большинстве случаев лучше не брать с собой ноутбук или закрыть его. Возможно, что вам понадобится что-то посмотреть по теме совещания, тогда можно будет открыть его. В Яндексе довольно регулярно одно время во время больших встреч раздавались просьбы закрыть ноутбуки, но постепенно действительно больших встреч стало мало:).

5. Приглашайте поменьше людей.

Если для обсуждения одного и того же вопроса позвать не пять, а 15 человек, встреча продлится как минимум вдвое дольше. Можете проверить, если не жалко своего и чужого времени. И никто вроде бы не хочет тратить время — но у большего числа людей возникнет большее число представлений и соображений по обсуждаемым вопросам, они их постараются высказать, это вызовет новый поворот в дискуссии — и готов второй час встречи. Не надо этого. Зовите минимально необходимое количество народу. Если вам нужен юрист или финансист — вам достаточно будет одного юриста или одного финансиста, правильно? У нас вообще основной формат совещаний — три-четыре человека, причем они могут находиться в трех разных городах. Уверяю вас — работает прекрасно.

6. Готовьтесь сами и готовьте других.

Встречи бывают разные. Если вам нужно обсудить нечто, что хорошо известно всем присутствующим, можно и никак не готовить встречу. Но если вы хотите, например, добиться от руководства принятия решения по важному вопросу, который до сих пор серьезно не рассматривался — подготовьтесь, пришлите заранее короткую или длинную записку по почте, какие-то расчеты. Короче, не надейтесь, что встреча на новую тему, на которой вы будете сообщать присутствующим кучу цифр и показывать кучу графиков, пройдет продуктивно, если присутствующие про эту тему впервые от вас услышат. В любом случае вопрос «А что мы будем обсуждать?», который задается участниками, свидетельствует о провале подготовительной работы. И как минимум повестка дня у совещания должна быть.

7. Готовьте решение.

У каждой встречи есть цель. Желательно, чтобы она была конструктивной. Если вы хотите, чтобы на совещании было принято решение, подготовьте его заранее. Совещание, на котором предполагается выработать решение — часто просто пустая трата времени. Я, конечно, не говорю о мозговых штурмах, но сами посудите — вы занимаетесь определенным вопросом, прорабатываете его, он вам хорошо известен — вы же не рассчитываете, что пять-шесть человек, которые большую часть информации по этому вопросу получили только что от вас, сразу поймут лучше вас, что надо делать в этой ситуации? Все равно первое, что они скажут — «Что ты предлагаешь?» — так подготовьтесь и предложите сами, чтобы принятие решения сводилось к очень простому «да» (или не менее простому «нет»).

8. Пресекайте флейм.

Этот пункт можно было бы развить — не только флейм, но и дискуссию по мелочам, обсуждение уже решенного и так далее. Вкратце — если рабочая встреча назначается для принятия решения, не позволяйте ей перерасти в мозговой штурм. Пресекайте попытки подумать сразу и над тем, и над этим — в крайнем случае предложите обсудить это в переписке или на отдельной встрече.

9. Избегайте повторений вслух, лучше напишите

Очень часто приходится видеть, как участники встречи, уже обсудив и довольно полезно тему встречи и приняв решение, вдруг начинают «подытоживать» обсуждение, и это превращается в такое повторение пройденного, которое отнимает еще времени не меньше, чем основная встреча. Не надо этого делать. Попытки отшлифовать решение в устной форме обречены на неудачу. Лучше сразу после встречи напишите письмо всем участникам с конспектом встречи и списком принятых решений и предложите дополнить. Только сразу — в день встречи или на следующее утро.

10. Заканчивайте встречу.

Как только повестка дня исчерпалась, все решения приняты в той или иной форме (то есть по каждому пункту сформулированы дальнейшие действия) — закрывайте встречу. По моим наблюдениям, даже в очень хорошо организованной компании завершение встречи нередко занимает минут 10–15, в течение которых большинство собравшихся откровенно скучает и не интересуется остатками дискуссии. Избежите этого — просто закройте встречу и идите дальше работать. Ну, или на следующую встречу:).

Subscribe
Сообщать
guest
3 Комментарий
старые выше
новые выше популярные
Inline Feedbacks
View all comments
dimok

в жж сказали бы «в мемориз»… я же просто распечатаю и на стену повешу! спасибо!!!

Alex Kudryavtsev

Да, впору распечатать и повесить на стену: всё верно и ничего лишнего!

uandrey

Небольшое дополнение: очень часто (по крайней в моей практике) полезно закрывать обсуждение вопроса простым шаблоном: (я, он, она, они, мы) (должны сделать это) (к этому сроку). Одно простое предложение. Сразу есть понимание кто за это отвечает, есть понимание что нужно сделать и понятно, когда это нужно. + достаточно одного взгляда, чтобы понять, что сделано, а что нет. Очень актуально при общении с заказчиком.